Rabu, 02 Januari 2013

PO Bab VII


BAB VII
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. Pengertian Komunikasi
            Komunikasi oleh sebagian orang sekedar sebagai proses pemberitahuan dari satu pihak ke pihak lain, yang dapat berupa rencana-rencana, instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, sarana-sarana dan sebagainya. Oleh karena itu apabila seseorang mengirimkan surat, menempelkan pengumuman pada papan pengumuman, menelepon dan sebagainya maka orang tersebut telah menganggap bahwa dirinya telah melaksanakan komunikasi.
            Komunikasi dapat diartikan sebagai  suatu proses penyampaian dan peneriman berita atau informasi dari seseorang ke orang lain ( Thoha, 2001 ). Dalam organisasi atau perusahaan, komunikasi memegang peran penting, terutama dalam membentuk organisasi yang efektif dan efisien. Peran komunikasi dalam organisasi memang harus dipahami dengan baik ol

eh semua pihak. Berbagai hubungan atau komunikasi dalam organisasi atasan dengan bawahan, bawahan dengan bawahan, atasan dengan atasan, jika terjalin dengan baik maka organisasi tersebut akan menjadi sehat.
            Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima, baik secara lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi ( Nimran, 2004 ). Pertukaran informasi yang terjadi di antara pengirim dan penerima tidak hanya dilakukan dalam bentuk lisan maupun tulisan, tetapi juga yang menggunakan alat komunikasi canggih. Dewasa ini banyak manajer mengirim informasi dengan sistem informasi manajemen yang kompleks, dimana data berasal dari berbagai sumber yang kemudian dianalisis oleh komputer dan disampaikan kepada penerima secara elektronik.

B. Fungsi Komunikasi
            Komunikasi di dalam organisasi penting sekali dan dapat dipakai untuk melaksanakan  fungsi-fungsi sebagai berikut :
  1. Komunikasi berfungsi sebagai pengendali perilaku anggota.
Fungsi ini berjalan jika karyawan diwajibkan untuk menyampaikan keluhan terkait dengan pelaksanaan tugas kewajiban karyawan itu di dalam perusahaan.
  1. Komunikasi berfungsi untuk membangkitkan motivasi karyawan.
Fungsi ini berjalan ketika manajer ingin meningkatkan kinerja karyawan, misalnya manajer menjelaskan  atau menginformasikan seberapa baik karyawan telah bekerja dan dengan cara bagaimana karyawan dapat meningkatkan kinerjanya.
  1. Komunikasi berperan sebagai pengungkapan emosi.
Fungsi ini berperan ketika kelompok kerja karyawan menjadi sumber pertama dalam
interaksi sosial.
  1. Komunikasi berperan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan di mana komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan penyajian data guna mengenali dan menilai berbagai alternatif keputusan.

C. Proses dan Unsur-Unsur Komunikasi
            Dalam prosss komunikasi terdapat tahap-tahap di mana suatu gagasan atau pengertian dikirimkan dari sumbernya, yang disebut sebagai komunikator atau pengirim, sampai gagasan atau pengertian tersebut dijalankan oleh yang menjadi sasaran komunikasi, yang disebut komunikan atau penerima. Dengan memahami tahap-tahap proses komunikasi, beserta hambatan yang mungkin terjadi, maka akan dicapai komunikasi yang efektif.
            Munurut Anoraga dan Suyati ( 1995 ) Tahap-tahap komunikasi tersebut  sebagai berikut :
1.  Tahap Idiasi
Merupakan tahap pertama dalam suatu komunikasi. Idiasi adalah proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.
2.   Tahap Encoding
Dalam tahap encoding ini, gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pilihan saluran media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata ( lisan atau tertulis ).
3.   Tahap pengiriman
Pengiriman gagasan atau pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak melalui saluran atau media komunikasi yang tersedia dalam organisasi.
 4.  Tahap penerimaan
    Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau  mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.
 5.  Tahap decoding
       Pada tahap ini pesan-pesan yang diterima diinttrepretasikan, dibaca, diartikan, dan   diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berpikir. Pada tahap ini dapat terjadi ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang di encoding
6.   Tahap tindakan
       Dalam tahap ini tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap  pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap akhir dalam suatu proses komunikasi, dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat dikatakan telah terjadi komunikasi yang efektif.

            Unsur-unsur komunikasi terdiri dari 7 (tujuh) unsur utama, yaitu : 1) pengirim informasi, 2) proses, 3) penyandian, 4) pesan, 5) saluran, 6) penafsiran, 7) penerima umpan balik.
Ketujuh unsur organisasi tersebut, adalah sebagai berikut :
  1. Pengirim
Adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain. Pengirim atau komunikasi dalam organisasi bisa karyawan dan juga pimpinan.
  1. Penyandian
Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau simbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim.
  1. Pesan
Adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata, baik berupa ucapan maupun tulisan. Akan tetapi beraneka ragam perilaku non-verbal dapat juga digunakan untuk menyampaikan pesan, seperti gerakan tubuh, raut muka dan lain sebagainya.
  1. Saluran atau sering juga disebut dengan media
Adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran merupakan jalan yang dilalui informasi secara fisik. Saluran yang paling mendasar dari komunikasi antar pribadi adalah komunikasi berhadapan muka secara langsung. Beberapa saluran media utama seperti televisi, radio, jaringan komputer, surat kabar, majalah, buku dan lain sebagainya.
  1. Penerima
Adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.
  1. Penafsiran
Adalah proses menerjemahkan pesan dari pengirim, seperti mengartikan huruf morse dan sejenisnya.
  1. Informasi yang disampaikan pengirim.
 Umpan balik hanya terjadi pada komunikasi dua arah
  1. Gangguan
Adalah setiap faktor yang mengganggu panyampaian atau penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima. Gangguan dapat terjadi pada setiap elemen komunikasi.

D. Arah Komunikasi
             Menurut  Robbin ( 2006 ) komunikasi yang terjadi bisa berbentuk seperti berikut :
  1. Komunikasi ke bawah
Komunikasi ini digunakan manajer dalam memberikan instruksi kepada bawahan atau untuk mensosialisasikan kebijakan manajemen puncak kepada karyawannya.
  1. Komunikasi ke atas
Komuniksai ke atas digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, baik berupa informasi mengenai kemajuan pekerjaan atau informasi tentang masalah yang ada di lapangan.
  1. Komunikasi horisontal
Yaitu komunikasi horizontal sesama anggota dalam kelompok. Biasanya komunikasi ini digunakan untuk mempermudah terjadinya koordinasi di antara anggota kelompok sehingga tidak terjadi tumpang tindih pelaksanaan tugas di antara anggota

E. Media
             Menurut Nimran ( 2004 ), dari segi media atau alat yang digunakan untuk mentransfer pesan, dikenal adanya komunikasi visual, audial, dan audio-visual. Komunikasi visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu untuk mengirim pesan yang dapat ditangkap oleh indah pengelihatan (mata). Komunikasi audial adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang dapat ditangkap oleh indra pendengaran (telinga). Selanjutnya komunikasi audio-visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang pesannya ditangkap oleh penglihatan dan pendengaran secara bersamaan. Contoh komunikasi visual adalah : memo, poster, surat kabar, gambar, dan semacamnya, sedangkan komunikasi, audial diantaranya adalah radio, telepon, kuliah dan lain-lain, dan komunikasi audio visual termasuk di dalamnya, video, film, laser, disc, dan sebagainya.

F. Cara Penyampaian Verbal- Non Verbal
            Berdasarkan segi cara menyampaian pesan dapat dibedakan antara komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kebanyakan orang, baik melalui media tulis maupun lisan. Penyiar televisi dan radio atau penulis berita di koran yang pesannya dapat dengan mudah kita tangkap makna pesannya disebut melakukan komunikasi verbal pada hakekatnya lebih mudah dimengerti.
            Menurut Robbin ( 2006 ), komunikasi nonverbal mencakup gerakan tubuh, intonasi atau tekanan yang kita berikan pada kata-kata, ekspresi wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima. Bisa dikatakan bahwa setiap gerakan tubuh mempunyai makna dan tidak ada gerakan yang bersifat kebetulan.
            Di lain pihak , komunikasi non-verbal disebut juga komunikasi tanpa kata, adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan melaui simbol-simbol , isyarat atau perilaku tertentu yang bukan dengan kata-kata. Biasanya komunikasi seperti ini dipahami oleh kalangan yang terbatas, tergantung pengalaman, pendidikan, latar belakang, budaya, dan adat-istiadat, dan sebagainya. Misalnya, atasan yang marah pada bawahan karena tidak puas dengan hasil kerjanya menulis disposisi dengan tinta merah, orang yang berdiam diri di luar kebiasaan untuk mengkomunikasikan kesedihan, dan sebagainya adalah bentuk-bentuk komunikasi non-verbal. Karenanya, bentuk komunikasi ini pada tahap-tahap awalnya sukar dimengerti.

G. Hambatan-Hambatan dalam Komunikasi
            Ada banyak hambatan yang bisa ditemui dalam komunikasi, dan berakibat pada tidak efektifnya komunikasi. Menurut Robbin (2001) meringkaskan beberapa hambatan komunikasi itu sebagai berikut :

  1. Penyaringan (filtering)
Yaitu komunikasi yang dimanipulasikan oleh si pengirim sehingga nampak lebih bersifat menyenangkan si penerima. Banyak manajer melaporkan keadaan yang tidak sebenarnya atau menutup-nutupi kebenaran hanya karena ingin atasannya menjadi senang.

  1. Persepsi selektif
Keadaan dimana penerima pesan di dalam proses komunikasi melihat dan mendengar atas dasar keperluan , motivasi, latar belakang, pengalaman, dan ciri-ciri pribadi lainnya. Jadi, boleh jadi tidak sama dengan apa yang dilihat dan didengar orang lain.

  1. Perasaan
Bagaimana perasaan penerima pada saat dia menerima pesan komunikasi akan mempengaruhi cara dia menginterpretasikan pesan. Pesan yang sama yang diterima oleh seseorang disaat sedang marah akan berbeda penafsirannya jika dia menerima pesan itu dalam keadaan normal.

  1. Bahasa
Kata-kata memilki makna yang berbeda antara seseorang dengan orang lain. Kadang-kadang, arti dari sebuah kata tidak berada pada kata itu sendiri tetapi pada kita. Umur, pendidikan, lingkungan kerja dan budaya adalah hal-hal yang secara  nyata dapat mempengaruhi bahasa yang dipakai oleh seseorang, atau definisi yang dilekatkan pada suatu kata. Contohnya, istilahnya by pass oleh pengendara mobil dihubungkan dengan jalan yang ditempuh, sementara dikangan kedokteran berhubungan dengan suatu operasi jantung misalnya.

            Di dalam melihat hambatan-hambatan komunikasi memang para ahli biasa berbeda pandang. Selain dari klasifikasi yang dikemukakan diatas juga terdapat klasifikasi lain yang pernah diajukan oleh beberapa penulis. Reksohadiprodjo dan Handoko (1990) mengklasifikasilan hambatan-hambatan komunikasi ke dalam 4 (empat) kategori, yaitu :
  1. Hambatan dalam diri pribadi
Persepsi selektif
Perbedaan individual dalam ketrampilan dan berkomunikasi
  1. Hambatan antara pribadi
Iklim/suasana dalam kelompok
Kepercayaan penerima
Kredibilitas sumber informasi
Derajat kesamaan pengirim dan penerima
  1. Hambatan organisasional
Status
Hirarki organisasi
Ukuran kelompok
Ruangan/wilayah dalam organisasi
  1. Hambatan teknologi
Bahasa dan pengertian
Isyarat-isyarat non verbal
Efektivitas saluran

Kesemua hambatan diatas harus disadari keberadaannya dan perlu diusahakan sedapat mungkin untuk dihindari agar supaya seseorang dapat berkomunikasi dengan baik dan mendapatkan hasil komunikasi yang optimal.

I. Kunci bagi Komunikasi yang Efektif
            Secara spesifik beberapa ketrampilan yang juga perlu dimiliki dan dikembangkan sebagai prasyarat bagi komunikasi yang efektif, adalah sebagai berikut :

  1. Ketrampilan mendengar aktif-mendengar aktif yang efektif
Mendengar secara aktif adalah mendengar dengan penuh perhatian, minat, penerimaan dan disertai keinginan untuk mengambil tanggung jawab dalam penyelesaian sesuatu. Untuk mencapai hal tersebut, maka beberapa perilaku yang perlu diperhatikan adalah :
a.    Tatapan mata
b.    Anggukan kepala dan ekspresi wajah yang tepat
c.    Hindari tindakan distraktif
d.    Ajukan pertanyaan
e.    Menyimak
f.     Hindari memotong pembicaraan
g.    Hindari berbicara terlalu banyak

  1. Ketrampilan umpan balik-umpan balik yang efektif
Umpan balik bisa berupa positif dan negatif. Umpan balik positif adalah yang bersifat penghargaan atau pujian atas suatu capaian yang bersifat positif, sedangkan umpan balik negatif adalah umpan balik yang bersifat kritikan atas hasil capaian yang tidak memuaskan. Biasanya, umpan balik positif sering ditanggapi dengan senang hati oleh si penerimanya, sedangkan yang negatif tidak demikian halnya.
Agar efektif, maka di dalam memberikan umpan balik perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a.    Fokuskan pada perilaku khusus
b.    Menjaga agar umpan balik bersifat oyektif impersonal
c.    Menjaga umpan balik selalu berorientasi pada tujuan
d.    Tepat waktu
e.    Meyakinkan pemahaman
f.     Umpan balik negatif langsung pada perilaku yang dapat dikendalikan oleh si penerima.

Selain dari sudut pihak-pihak yang terlibat maka hal yang perlu diperhatikan untuk efektifnya komunikasi adalah dari sudut sifat pesan atau beritanya sendiri. Adapun, sifat-sifat beritanya yang dimaksud, adalah sebagai berikut :
1.    Jelas
2.    Lengkap
3.    Tepat waktu
4.    Fleksibel
5.    Menarik minat

Menurut Anoraga dan Suryati ( 1995 ) komunikasi yang baik sebagai berikut :
       1.  Komunikasi harus mudah dimengerti
       2.  Komunikasi harus lengkap
       3.  Komunikasi harus tepat waktu dan tepat sasaran
       4.  Komunikasi perlu landasan saling kepercayaan
       5.  Komunikasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi
       6.  Komunikasi perlu menghindarkan kata-kata yang kurang enak 
       7.  Persesuaian dalam komunikasi
       8.  Pemilihan media komunikasi
       9. Komunikasi terhadap pihak luar tidak boleh diabaikan


H. Kesimpulan
Kesimpulan pokok yang dapat dikemukakan sebagai penutup bahasan ini, adalah sebagai berikut :
  1. Komunikasi adalah aktivitas pemindahan pengertian yang mempunyai arti sangat penting bagi manusia dimana saja, termasuk di dalam organisasi, dan bisa berfungsi sebagai pengendali perilaku, motivasi, ekspresi emosi dan informasi.
  2. Tergantung dari sudut pandang yang dipergunakan, komunikasi memiliki bermacam-macam bentuk. Komunikasi dapat dibedakan menurut sifatnya, hirarki organisasi, arus, lingkup organisasi, dan alat yang digunakan.
  3. Ada beberapa faktor yang dapat menjadi penghambat bagi komunikasi yang efektif, diantaranya yaitu : penyaringan, persepsi selektif, perasaan, dan bahasa. Agar komunikasi itu efektif, maka kesemua faktor penghambat itu perlu diwaspadai dan dihindari, serta didukung  dengan ketrampilan mendengar yang efektif dan kemampuan yang memberikan umpan balik. 



Tidak ada komentar:

Posting Komentar