Analisis
Jabatan & KlasifikasiJabatan
Sebagai ilmu pengetahuan :
Segi Ontologi. Pengertian, mnrt
George Terry: proses
penyelidikan secara mendalam tentang tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari
suatu jabatan
Dale Yoder: suatu
prosedur yg fakta2 nya berhubungan dg masing2 pekerjaan, diperoleh &
dicatat scr sistematis
Sondang P Siagian: usaha
yg sistematik dlm mengumpulkan, menilai & mengorganisasikan semua jenis
pekerj yg terdpt dlm suatu orgs
Moekijat: metode yg biasa digunakan u/ menentukan
jenis/ kualitas tng kerja yg diperlukan
Rais & Soembodo, analisis
jab adl suatu proses dgn menggunakan teknik & metode ttt u/ mendptkan data
jbtn, menguraikan, mengolah serta menyusun kembali menj infs jabatan. atau analisis
jabatan adl suatu prosedur yg fakta- faktanya berhub. dgn masing2x jab seperti
: tugas, proses,tanggung jwb,kondisi kerja & syarat
perseorangan,dikumpulkan & dicatat scr sistematis.
Kesimpulan Analisis
Jabatan
adalah penyelidikan secara mendalam mengenai suatu jabatan
yg memberikan jawaban ttg apa yg hrs dilakukan, bgmn menjalankannya, mengapa
pekerjaan tsb hrs dilakukan.
Berdasarkan kesimpulan tsb, maka diketahui bahwa:
1. Analisis
jab ada 3 tahap kegiatan, :
a. Mengumpulkan Data Jab Dan Mengolahnya Menjadi Informasi Jab ;
b. Menyajikan Informasi Jab. Bagian Program2 Kelembagaan,
Kepeg-an, Dan Ketatalaksanaan;
c. Memberikan Layanan Pemanfaatannya Bagi Pihak2 Yg Menggunakannya.
2. Hasil pokok
analisis jab adlh inf jab.
3. Analisis jab
hanyalah alat atau sarana utk menyediakan inf jab yg diperlukan bagi penyusun
program kelembagaan, kepegawian, dan
ketatalaksanaan.
b. Ruang lingkup :
deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, penilaian jabatan
dan klasifikasi jabatan
Materi :
* Anjab sbg ilmu pengetahuan
* Beberapa istilah yg berkaitan dgn anjab
* Prinsip dan tujuan analisis jabatan
* Penyelenggaraan analisis jabatan
* Deskripsi jabatan
* Spesifikasi jabatan
* Analisis beban kerja 8 penyelidikan waktu
* Penilaian jabatan
* Klasifikasi jabatan
* Penentuan tingkat jabatan
2. Segi Epistomologi
a. Pendekatan/kerangka berpikir yaitu :
1. Pend
multidisiplineril perencanaan peg, ilmu adm kepegawaian
2. Pend
multidimensi keadaan
b. Metode
1.
Induksi mendsr hsl penelt dlm
masy baru diambil kesimpulan
2.
Deduksi mendsr
rumusan/teori/dalil lalu dibuktikan
kebenarannya
3. Segi Aksiologi
Tujuan : menyelidiki secara mendalam segala sesuatu yg
berhubungan dg suatu jabatan (tugas, tanggung jawab, kondisi kerja &
persyaratan)
Pemakai Hasil Analisis Jabatan
Kelembagaan , unit
pengelola organisasi yg meliputi kepentingan :
a. Penyusunan orgs & unit2
nya
b. penyempurnaan orgs
c. Pengembangan orgs
d. Penciutan orgs
e. Penggabungan orgs
2.
Kepegawaian unit pengelola pegawai yg meliputi kegt :
a. Pengurusan calon pegawai (rekrutmen), seleksi & penempatan
b. Pengelolaan pegawai (adms penilaian jab,penyusunan jenjang karier,mutasi,rotasi,promosi)
c. Pasca pegawai (adms program pensiun)
3.
Ketatalaksanaan, unit pengelola tata laksana & tata kerja yg meliputi kegt:
a. tata laksana
b. tata kerja
PENYELENGGARAAN ANALISIS JABATAN
2 aspek penting hrs diperhatikan pegawai yg akan menduduki
jabatan :
1. apa yg benar2x hrs dikerjakan sbg kewajiban
2. apa yg hrs dipertanggung jawabkan oleh pejabat itu kpd atasannya
Prinsip dalam Analisis Jabatan
n Anjab hrs memberikan semua fakta yg
ada hubungannya dgn jabatan2x
n Anjab tunggal hrs memberikan fakta2x
yg diperlukan utk bermacam2x tujuan
n Anjab hrs sering ditinjau bila perlu
diperbaiki
n Anjab hrs dpt menunjukkan unsur2x
jbtn yg paling penting diantara bbrp unsur jbtn dlm tiap jbtn
n Anjab hrs dpt memberi inf yg teliti
& dpt dipercaya
n Dari kelima prinsip diatas, ada 4
macam informasi dr suatu jabatan menurut Dale Yoder :
1.
Unsur2x jbtn yg dilakukan dlm suatu jbtn
2.
Syarat2x perseorangan u/ masing2x jabatan
3.
Tanggung jawab pemegang jabatan
4.
Kondisi-kondisi kerja
Tujuan Analisis Jabatan
- Menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi
- Mengevaluasi tantangan lingkungan yg mempengaruhi pekerjaan indv
- Merencanakan kebutuhan2 SDM di masa y.a.d
- Mengorganisir & mengintegrasikan naker berdasarkan kwjb & tanggung jwb jabatan.
- Menghapuskan persyaratan krj yg dpt menyebabkan diskriminasi dlm pengadaaan personalia
- 6. Memperoleh gambaran karakteristik fisik, mental. Pendidikan, pengetahuan &/ pengalaman indv.
- 7. Menyusun program diklat
- 8. Memperoleh tingkat nilai msg2 jabatan
- 9. Mengadakan pemindahan & kenaikan pangkat
- 10. Memperoleh petunjuk utk mempermudah & memperbaiki cara2 kerja
- 11. Memperbaiki kondisi kerja.
- 12. Memberikan data sbg fungsi komunikasi & utk merevisi struktur orgn
Jenis Analisis Jabatan
•
Job analysis for personnel specifications : utk menentukan syarat mental yg
dibutuhkan seorang peg utk dpt sukses dlm memangku suatu jabatan
•
Job analysis for training purpose : utk menentukan langkah-langkah yg
hrs ditempuh dlm mengajarkan sesuatu pekerjaan kpd seorg pegawai yg baru
•
Job analysis for setting rates : utk menentukan nilai masing2x
jabatan secara adil
•
Job analysis for method improvements : utk dpt mempermudah cara bekerja
pegawai pd sesuatu jabatan tertentu, dgn maksud menghilangkan gerak pegawai yg
tidak perlu
LINGKUP ANALISIS JABATAN
n Informasi jabatan yg dihasilkan dr
proses anjab dpt dipakai u/ berbagai program
n Ada 2 lingkup anjab :
1. Analisis Jabatan Mikro
2. Analisis Jabatan Makro
Analisis Jabatan Mikro
Adalah
: anjab dengan lingkup tunggal, sempit dan khusus yg dilakukan dan dipergunakan
u/ suatu unit organisasi tertentu
Utk
kepentingan intern orgn
Bersifat
spesifik dan tertentu yaitu khas u/ orgs itu sendiri
Dibuat
lbh terinci dan bersifat pasti artinya informasi yg disajikan lbh lengkap
Memakai
metode sensus shg akurat
Analisis Jabatan Makro
n Adalah : anjab dgn lingkup cakupan
luas, umum meliputi bbrp/banyak orgs
n Bersift umum dan tdk spesifik serta
hanya memuat yg pokok saja
n Bersifat rata2x krn inf dr byk inf
mikro yg sejenis
n Bersifat tdk rinci krn mewakili
sekelp inf mikro yg sejenis
n Utk kepentingan ketenagakerjaan
makro
Penggunaan Analisis Jabatan Mikro
- Inventarisasi jabatan
- PTK/Penyusunan formasi pegawai baru
- Penarikan pegawai baru
- Seleksi pegawai baru
- Penempatan pegawai
- Pembagian kerja
- Penyusunan jenjang jabatan dan pola promosi
- Mutasi,rotasi,promosi, dll
- Petunjuk kerja
- Penilaian jabatan
- Penilaian prestasi kerja
- Pengawasan atasan langsung
- Penyusunan kebutuhan diklat
- Penataan jabatan
- Organisasi,tata kerja dan tatalaksana
- Penempatan tenaga kerja
Penggunaan Analisis Jabatan Makro
n Antar kerja
n Bimbingan jabatan
n Penyuluhan pemilihan jabatan
n Kamus jabatan
n PTK Makro
n Klasifikasi jabatan untuk:
statistik, perbandingan,pertukaran inf & pelaporan yg berbasis pd jabatan
Penyediaan
informasi jabatan untuk perburuhan
Penyediaan
informasi jabatan untuk usaha mandiri, peningkatan produktivitas karyawan, dll
Tahap Penyelenggaraan Analisis Jabatan
A. Tahapan Persiapan, meliputi :
n Merancang bentuk & merencanakan
penyelenggaraan anjab yg diperlukan berdsr informasi yg tersedia
n Penentuan program yg perlu anjab
n Disusun informasi jabatan yg
diperlukan
n Memperoleh gambaran ttg fungsi
orgs,arus proses & struktur unit orgs yg akan dianjab
n Mengusahakan pengertian dan
kesediaan kerja sama dr semua pihak yg terlibat dlm operasi anjab
n Penyusunan formulir anjab dan
petunjuk cara pengisian
n Penyusunan rencana penyelenggaraan
anjab dan jadwal kerja
n Penyiapan tenaga anjab
B. Pengumpulan Data
l 1. Daftar pertanyaan ttg jabatan yg diberikan pd pegawai
dan atasannya
Keuntungan
metode ini :
- lbh cepat u/ menyelidiki semua
jabatan
- membr kepercayaan pd pemegang jbtn u/ menyusun laporan jabatan
- daftar pertanyaan dpt digunakan
untuk wawancara
- jwbn lisan berguna u/ mengarahkan pertanyaan yg ada
- memusatkan perhatian pemegang
jabatan pada jabatannya
l Kelemahan :
- metode ini hanya dpt dipergunakan
bg pegawai yg dpt membaca dan menulis
- informasi yg diperoleh sering tdk lengkap, tdk teratur dan kadang2x
tdk bersambungan
2. Wawancara (interview)
l Dapat dilakukan dengan
pegawai-pegawai pelaksana atau dengan kepala atau atasan mereka atau
kedua-duanya
l Keuntungan :
- memperoleh informasi yg lebih lengkap dan jelas
- memberikan informasi yg segera dpt diselidiki
- membetulkan inf yg kurang jelas yg diperoleh melalui metode lain
n Kelemahan :
- memakan waktu lama dan biaya yg lbh besar drpd metode daftar pertanyaan
- timbul salah penafsiran terhadap istilah yg dipakai oleh penganalisis jabatan
3. Buku Catatan Harian
- Pegawai mencatat apa yang ia lakukan setiap hari, berapa waktu yg dipergunakan, kapan dimulai dan bila berakhir tiap tugas diselesaikan
- Keuntungan :
- pegawai mungkin akan bekerja lbh baik
- metode ini dpt mengurangi waktu dr penganalisis jbtn dlm mengadakan wawancara dan observasi
n Kelemahan :
- informasi yg diperoleh tidak
lengkap, krn tdk memasukkan data2x lain yg diinginkan : hub antar pengawas, alatyg digunakan, kondisi kerja, dll
- metode ini memakan waktu lama
4. Pengamatan ( observasi)
n Mengadakan observasi atau
pemeriksaan tiap2x jabatan dan mengadakan pembicaraan dgn pegawai2x pelaksana
dan kepala atau atasan mereka
n Metode ini dilakukan o/ penganalisis
jabatan yg telah memperoleh latihan scr khusus
Keuntungan :
•
Adanya
keseragaman, baik dlm inf yg dikumpulkan maupun dlm standar yg dipergunakan u/
menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja
•
Inf
yg diperoleh adl lebih lengkap serta lebih teliti
Kelemahan :
l Apabila pengamatan dilakukan hanya
dlm waktu ttt (misal 1 minggu sekali) maka penganalisis jbtn tdk akan
memperoleh data yg lengkap
l Metode ini sukar digunakan bg
pekerjaan yg tdk regular atau yg tdk berlangsung dlm waktu lama
c. Pengolahan Data
Dari
data yg dikumpulkan melalui byk metode dilanjutkan pengolahan data dan penyusunan
draft awal ttg deskripsi/ uraian jabatan
Sebagai
acuan adl susunan orgs dan deskripsi tgs orgs serta dilengkapi dgn studi
kepustakaan atau bahasa atau konsultasi dgn tenaga ahli
d. Diskusi Hasil Pengolahan Data
n Hasil2x pengolahan dt perlu
diperiksa kembali kebenarannya dgn mengadakan pengecekan
n Bbrp pembetulan atas hsl analisis
jbtn dgn menggunakan hasil yg diperoleh dlm tahap sebelumnya
n Koreksi jg hasil ketikan, dsb
Pertimbangan Menetapkan
Metode Analisis Jabatan
n Jenis jabatan
Jbtn
penyelia dan prof cocok dgn metd wawancara dan daftar pertanyaan
Jbtn
rutin cocok dgn metode observasi dan log books
n Kemudahan penganalisis jabatan
mencapai tempat kerja
n Persiapan pendahuluan o/ penganalis
Persiapan
daftar pertanyaan menuntut byk waktu u/ mendesain dan menguji di lapangan. Log
books krg menyerap waktu krn tdk lengkap. Wawancara dan observasi msh dianggap
praktis
n Sikap dan tanggapan pegawai
=>
Mtd wawancara yg paling aman krn penganalisis bisa menanggapi langsung sikap
pegawai
JOB DESCRIPTION
Kewajiban dibedakan menjadi 2 :
- Kewajiban yg berkaitan langsung dgn proses pelaksanaan kerja
- Kewajiban yg bukan dlm proses pelaksanaan kerja
n Kewajiban yg berkaitan langsung dgn
proses pelaks kerja disebut
tugas
n Uraian tugas (task description)
dpt diberi pengertian deskripsi/uraian jabatan (job description) dlm
arti sempit
n Job description mengandung 2 arti :
1.
arti sempit :sbg uraian tugas saja (task description)
atau uraian tentang apa yg dikerjakan
oleh seorang pekerja atau pemegang
jabatan tanpa disertai informasi lain
seperti hub kerja dan syarat jabatan
2.
arti luas : baik uraian tugas maupun uraian lainnya
seperti : hub kerja, syarat jabatan, standar
pekerjaan dan latihan yg diperlukan
Arti Deskripsi Jabatan
- Deskripsi/uraian jabatan adl :
* suatu pernyataan tertulis yg menguraikan fungsi,tugas , tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek jabatan ttt lainnya.
- Dlm deskripsi jab bag identitas jabatan mencakup kode jab,lokasi,tglpenyusunan, dan kelas jabatan
Setelah
identitas baru ringkasan jabatan atau disebut fungsi.
Kemudian
fungsi dijabarkan dlm bentuk rincian kegiatan yg disebut tugas jabatan
Berikutnya
memerinci wewenang yg menunjukkan hak utk melakukan
sesuatu/ utk memerintah org lain
Tanggung jawab mrpk kewajiban pemegang jabatan
Menyebutkan
atasan atau bawahan langsung pemegang jabatan
Terakhir
kondisi kerja menunjukkan ling fisik jabatan tsb
Dengan demikian deskripsi jabatan :
•
Proses
mendeskripsikan/ menguraikan tugas unit kerja dlm formalitas jabatan
•
Metode
pendeskripsinnya dgn menguraikan seluruh tugas dlm unit eselon terkecil
BUTIR-2 INFORMASI JABATAN
- Nama Jabatan
Sebutan
utk memberi ciri & gambaran atas isi jabatan => identitas
b. Kode Jabatan
sbg
pembeda dg jab lain & utk memudahkan adm
- Unit Kerja
unit
dimana jab tsb berada & eselon unit kerja atasan langsung secara berjenjang
- Ikhtisar Jab/Rumusan Jab
ruang
lingkup tugas jab yg disusun dlm satu kalimat.
- Bahan Kerja
masukan
yg diproses dg tindak kerja mjd hasil kerja, berupa: benda berwujud & tdk
berwujud
- Hasil Kerja
Segala
sesuatu yg dicapai sbg akibat proses pengolahan bahan kerja dg perangkat kerja
ttt & dlm wkt/kondisi ttt sesuai dg tujuan orgn.
=>
berupa benda, jasa, informasi
g. Perangkat
Kerja
Sarana
kerja yg digunakan utk memproses bahan kerja mjd hasil kerja
h. Uraian tugas jab/Rincian pekerjaan
Paparan
tugas jab yg mrp tugas pokok yg dilakukan pemegang jab dlm memproses bahan
kerja mjd hasil kerja dg menggunakan perangkat kerja.
i. Tanggung Jawab
Rincian
atas segala sesuatu yg dipertanggungjawabkan oleh pemegang jabatan
j.
Wewenang
hak & kekuasaan pemegang jabatan utk mengambil sikap atau tindakan tertentu.
- Sifat jabatan
Waktu
(bilamana) & dlm keadaan bagaimana jab dilaks
- Korelasi Jab/Hubungan Kerja
Hub
timbal balik antara pemegang jab yg satu dg pemegang jab yg lain =>
vertikal, horisontal, diagonal
m. Resiko bahaya dlm pekerjaan
pemegang jab mungkin menghadapi bahaya fisik maupun mental
- Syarat jab
Kualifikasi
yg hrs dipenuhi oleh pemegang jab utk dpt melaks pekerjaan
