Rabu, 02 Januari 2013

ADPER - (TATA PERSURATAN)


TATA PERSURATAN

Definisi
·         Lembaran kertas yg memuat suatu informasi yang hendak disampaikan o/ seseorg kepada orang lain
·         Pernyataan tertulis dlm segala bentuk & corak yg digunakan sebagai sasaran komunikasi untuk menyampaikan inf kedinasan kpd pihak lain sesuai dgn ketentuan yang berlaku

Jenis Surat
1.      Berdasarkan wujud :
a.       Surat Bersampul : lembaran srt yang dimasukkan  amplop
b.      Kartu pos : sehelai kartu uk 15x10 cm sifat terbuka & tdk formal, kdg dihiasi gambar
c.       Warkat pos : lembaran srt yang dpt dilipt sekaligus sbg amplop
d.      Memorandum/memo : srt pendek berisi petunjuk,perintah u/ keperluan intern orgs
e.       Telegram
2.      Berdasarkan cara pengiriman : Surat kilat; Surat tercatat; Surat elektronik
3.      Berdasarkan tujuan penulisan : Surat pemberitahuan; Surat perintah; Surat permohonan; Surat panggilan; Surat keputusan; Surat laporan; Surat perjanjian; Surat penawaran. Dll
4.      Berdasarkan sifat isi surat : Surat dinas; Surat pribadi; Surat niaga
5.      Berdasarkan jumlah penerimaan surat : Surat perorangan; Surat edaran; Surat pengumuman
6.      Berdasarkan kemendesakannya : Surat sangat segera; Surat segera; Suratbiasa
7.      Berdasarkan segi keamanan :
·         Surat rahasia (kode RHS/) yi srt/dokumen yang isinya tdk boleh diketahui o/ org lain selain yang dituju. Pengiriman dgn 2 amplop
·         Surat sangat rahasia (SRHS/SR) yi srt yang         tingkat kerahasiannya sgt tinggi,biasanya       berhub. Erat dgn keamanan negara,politik,           stabilitas ekonomi. Pengiriman dgn 3             amplop
·         Surat biasa

Maksud & Tujuan Surat
Surat sebagai salah satu sarana komunikasi dlm pemerintah baik ditingkat pusat dan daerah, mempunyai fungsi yang penting untuk menyampaikan pesan yang diperlukan dalam kegiatan pemerintah dan pembangunan

Fungsi Surat
  • Alat bukti tertulis, misal surat perjanjian
  • Alat pengingat,misal srt yang diarsip
  • Dokumentasi historis,misal srt arsip lama digunakan kembali u/ penyelidikan keadaan masa lalu
  • Pedoman tindakan, misal srt perintah
  • Jaminan keamanan, misal srt ket jalan
  • Duta/wakil orgs, maksud jiwa orgs

Azas-AzasTata Persuratan
·         Azas Keamanan        isi terjaga
·         Azas Pembakuan       tata cara & bentuk
·         Azas Pertanggungjawaban      dipertgngjwbkan isi, format & prosedur
·         Azas Keterkaitan       terkait adm perktran pd umumnya & adm kearsipan khususnya
·         Azas Kecepatan        diselesaikan tepat waktu

Teknik Penulisan Surat
·         Pendek        kalimat singkat
·         Sopan          bahasa yang sopan
·         Jujur             tdk perlu byk tambahan
·         Positif           tdk merugikan
·         Bijaksana      tdk menyinggung perasaan si penerima srt

Format Surat
A.    Susunan srt yang memiliki ruang lingkup ekstern, terdiri dr 3 bag:
1.      Kepala Surat, unsur :
a.       Lambang negara/logo
b.      nama & alamat instansi pengirim srt
c.       tempat,tgl,bln, dan tahun
d.      nomor srt
e.       sifat srt (berdsrkan keamanan srt)
f.       lampiran (apabila ada)
g.      hal                                     
h.      alamat yang ditujukan kpd pejabat

2.      Batang tubuh/isi srt, unsur :
a.       pembuka, isi ltr blkg,maksud dan tujuan srt scr jelas & singkat
b.      isi pokok/uraian inti permslhn
c.       penutup

3.      Kaki surat, unsur :
a.       jabatan penandatanganan srt
b.      tanda tangan
c.       nama penandatanganan srt & NIP
d.      tembusan
e.       cap (kalau dikehendaki)


B.     Susunan srt yang memiliki ruang lingkup intern, terdiri 3 bag, yaitu :
1.      Kepala srt, unsur :
                        a. lambang negara/logo
                        b. nama & alamat instansi
                        c. tempat, tgl, bln dan tahun
                        d. nomor (bila diperlukan)
                        e. kepada
                        f. dari
                        g. hal
                        h. kata memo/nota dinas
2.      Batang tubuh/isi surat, unsur :
                        a. pembuka
                        b. isi pokok
                        c. penutup
3.      Kaki surat, unsur :
                        a. nama jabatan
                        b. tanda tangan
                        c. nama penandatangan (NIP)
                        d. cap (kalau dikehendaki)

Pelimpahan Wewenang Penandatangan Surat
·         Harus mengikuti jalur struktural dan paling byk hanya dua rentang jabatan struktural dibawahnya
·         Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan srt sbb :
            1.         Atas Nama (a.n.)
            2.         Untuk beliau (u.b.)
            3.         Atas perintah (a.p.) atau atas perintah beliau (apb.)

ATAS NAMA (a.n.)
Dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kpd pejabat dibwhnya
Syaratnya :
a.       pelimpahan wewenang dlm bentuk tertulis
b.      materi wewenang yg dilimpahkan benar2 menjadi tgs & tg jwb pejabat       yg melimpahkan
c.       t jwb sbg akibat penandatgn srt berada pd pejabat yang diatasnamakan
UNTUK BELIAU (u.b)
·         Dipergnkan jk yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kpd pejabat satu tingkat dibawahnya.
·         Untuk beliau (u.b) dipergnkan etelah ada atas nama (a.n.)
·         Pelimpahan kewenangan penandatgn srt hanya sampai pd pejabat dua tingkat eselon dibawahnya
·         Syaratnya :
a.       pelimpahan sampai dua tingkat struktural dibawahnya
b.      materi yang ditangani mrpk tgs dan tanggung jawabnya
c.       dpt pula dipergnkan o/ pejabat yang ditunjuk sbg pemangku jbtn sementara atau yang mewakili
d.      tg jwb berada pd pejabat yang telah diberi kuasa
Atas Perintah (a.p) dan Atas Perintah Beliau (apb.)
·         Dipergnkan jk pejabat yang sehrsnya bert.jwb atas penandatgnan srt memerintahkan pjbt bawahannya u/ menandatgni srt sesuai dgn tgs dan tanggung jawabnya
·         Syaratnya :
a.       hanya dipergnkan bila benar2 diperlukan atau mendesak
b.      tdk menyangkut hal2 yang bersifat penetapan kebjs
c.       tanggung jwb berada pd pejabat yang memerintahkan

Contoh : a.n.
            -  a.n.   Menteri ……….
                            Sekretaris Jenderal

                            Nama Pejabat
                            NIP

Contoh : u.b.
            -  a.n.   Menteri …………
                            Direktur Jenderal
                                        u.b.
                            Direktur
                           Nama Pejabat
                           NIP

Contoh : a.p./ apb.
            -           Menteri ……….
                              a.p.
                        Inspektur Jenderal
                        Nama Pejabat
                        NIP
            -           Menteri ………..
                             apb.
                        Sekretaris Jenderal
                        Nama Pejabat
                        NIP

Ukuran Kertas
1. Surat yang memiliki ruang lingkup  ekstern
            Kertas A4 (210 x 297 mm)/8,27x11,69 inci
2. Surat yang memiliki ruang lingkup inter
             -   Srt panjang memakai kertas A4
             -   Srt pendek memakai kertas C5, uk 162x229         mm/6,38xx9,02 inci
3. Laporan       kertas A4
4. Produk hukum
             Kertas C4 (220x324 mm)/9,02x12,76 inci

Tidak ada komentar:

Posting Komentar