TATA
PERSURATAN
Definisi
·
Lembaran
kertas yg memuat suatu informasi yang hendak disampaikan o/ seseorg kepada
orang lain
·
Pernyataan
tertulis dlm segala bentuk & corak yg digunakan sebagai sasaran komunikasi
untuk menyampaikan inf kedinasan kpd pihak lain sesuai dgn ketentuan yang
berlaku
Jenis Surat
1. Berdasarkan wujud :
a.
Surat
Bersampul : lembaran srt yang dimasukkan amplop
b.
Kartu
pos : sehelai kartu uk 15x10 cm sifat terbuka & tdk formal, kdg dihiasi
gambar
c.
Warkat
pos : lembaran srt yang dpt dilipt sekaligus sbg amplop
d.
Memorandum/memo
: srt pendek berisi petunjuk,perintah u/ keperluan intern orgs
e.
Telegram
2. Berdasarkan cara pengiriman :
Surat kilat;
Surat tercatat;
Surat elektronik
3. Berdasarkan tujuan penulisan :
Surat pemberitahuan;
Surat perintah;
Surat permohonan;
Surat panggilan;
Surat keputusan;
Surat laporan;
Surat perjanjian;
Surat penawaran. Dll
4. Berdasarkan sifat isi surat :
Surat dinas;
Surat pribadi;
Surat niaga
5. Berdasarkan jumlah penerimaan surat :
Surat perorangan;
Surat edaran;
Surat pengumuman
6. Berdasarkan kemendesakannya :
Surat sangat segera;
Surat segera;
Suratbiasa
7. Berdasarkan segi keamanan :
·
Surat
rahasia (kode RHS/) yi srt/dokumen yang isinya tdk boleh diketahui o/ org lain selain
yang dituju. Pengiriman dgn 2 amplop
·
Surat
sangat rahasia (SRHS/SR) yi srt yang tingkat
kerahasiannya sgt tinggi,biasanya berhub.
Erat dgn keamanan negara,politik, stabilitas
ekonomi. Pengiriman dgn 3 amplop
·
Surat
biasa
Maksud & Tujuan Surat
Surat sebagai salah satu sarana komunikasi dlm
pemerintah baik ditingkat pusat dan daerah, mempunyai fungsi yang penting untuk
menyampaikan pesan yang diperlukan dalam kegiatan pemerintah dan pembangunan
Fungsi Surat
- Alat bukti tertulis, misal surat perjanjian
- Alat pengingat,misal srt yang diarsip
- Dokumentasi historis,misal srt arsip lama
digunakan kembali u/ penyelidikan keadaan masa lalu
- Pedoman tindakan, misal srt perintah
- Jaminan keamanan, misal srt ket jalan
- Duta/wakil orgs, maksud jiwa orgs
Azas-AzasTata Persuratan
·
Azas
Keamanan isi terjaga
·
Azas
Pembakuan tata cara & bentuk
·
Azas
Pertanggungjawaban dipertgngjwbkan
isi, format & prosedur
·
Azas
Keterkaitan terkait adm perktran pd
umumnya & adm kearsipan khususnya
·
Azas
Kecepatan diselesaikan tepat waktu
Teknik Penulisan Surat
·
Pendek kalimat singkat
·
Sopan bahasa yang sopan
·
Jujur tdk perlu byk tambahan
·
Positif tdk merugikan
·
Bijaksana tdk menyinggung perasaan si penerima srt
Format Surat
A. Susunan srt yang memiliki ruang lingkup ekstern,
terdiri dr 3 bag:
1.
Kepala
Surat, unsur :
a. Lambang negara/logo
b. nama & alamat instansi pengirim srt
c. tempat,tgl,bln, dan tahun
d. nomor srt
e. sifat srt (berdsrkan keamanan srt)
f. lampiran (apabila ada)
g.
hal
h. alamat yang ditujukan kpd pejabat
2.
Batang
tubuh/isi srt, unsur :
a. pembuka, isi ltr blkg,maksud dan
tujuan srt scr jelas &
singkat
b. isi pokok/uraian inti permslhn
c. penutup
3.
Kaki
surat, unsur :
a. jabatan penandatanganan srt
b. tanda tangan
c. nama penandatanganan srt & NIP
d. tembusan
e. cap (kalau dikehendaki)
B. Susunan srt yang memiliki ruang lingkup intern,
terdiri 3 bag, yaitu :
1.
Kepala
srt, unsur :
a. lambang negara/logo
b. nama & alamat instansi
c. tempat, tgl, bln dan tahun
d. nomor (bila diperlukan)
e. kepada
f. dari
g. hal
h. kata memo/nota dinas
2. Batang tubuh/isi surat, unsur :
a. pembuka
b. isi pokok
c. penutup
3. Kaki surat, unsur :
a. nama jabatan
b. tanda tangan
c. nama penandatangan (NIP)
d. cap (kalau dikehendaki)
Pelimpahan Wewenang Penandatangan Surat
·
Harus
mengikuti jalur struktural dan paling byk hanya dua rentang jabatan struktural
dibawahnya
·
Bentuk
pelimpahan wewenang penandatanganan srt sbb :
1. Atas Nama
(a.n.)
2. Untuk
beliau (u.b.)
3. Atas perintah
(a.p.) atau atas perintah beliau (apb.)
ATAS
NAMA (a.n.)
Dipergunakan jika yang berwenang menandatangani
surat/dokumen melimpahkan kpd pejabat dibwhnya
Syaratnya :
a. pelimpahan wewenang dlm bentuk tertulis
b. materi wewenang yg dilimpahkan benar2 menjadi tgs
& tg jwb pejabat yg melimpahkan
c. t jwb sbg akibat penandatgn srt berada pd pejabat yang
diatasnamakan
UNTUK
BELIAU (u.b)
·
Dipergnkan
jk yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kpd pejabat satu tingkat dibawahnya.
·
Untuk
beliau (u.b) dipergnkan etelah ada atas nama (a.n.)
·
Pelimpahan
kewenangan penandatgn srt hanya sampai pd pejabat dua tingkat eselon dibawahnya
·
Syaratnya
:
a. pelimpahan sampai dua tingkat struktural dibawahnya
b. materi yang ditangani mrpk tgs dan tanggung jawabnya
c. dpt pula dipergnkan o/ pejabat yang ditunjuk sbg
pemangku jbtn sementara atau yang mewakili
d. tg jwb berada pd pejabat yang telah diberi kuasa
Atas
Perintah (a.p)
dan Atas Perintah Beliau (apb.)
·
Dipergnkan
jk pejabat yang sehrsnya bert.jwb atas penandatgnan srt memerintahkan pjbt
bawahannya u/ menandatgni srt sesuai dgn tgs dan tanggung jawabnya
·
Syaratnya
:
a. hanya dipergnkan bila benar2 diperlukan atau mendesak
b. tdk menyangkut hal2 yang bersifat penetapan kebjs
c. tanggung jwb berada pd pejabat yang memerintahkan
Contoh : a.n.
- a.n. Menteri ……….
Sekretaris Jenderal
Nama Pejabat
NIP
Contoh : u.b.
- a.n. Menteri …………
Direktur Jenderal
u.b.
Direktur
Nama
Pejabat
NIP
Contoh : a.p./ apb.
- Menteri
……….
a.p.
Inspektur Jenderal
Nama Pejabat
NIP
- Menteri
………..
apb.
Sekretaris Jenderal
Nama Pejabat
NIP
Ukuran Kertas
1. Surat yang memiliki ruang
lingkup ekstern
Kertas A4 (210 x 297 mm)/8,27x11,69 inci
2. Surat yang memiliki ruang
lingkup inter
- Srt panjang memakai kertas A4
- Srt pendek memakai kertas C5, uk
162x229 mm/6,38xx9,02
inci
3. Laporan kertas A4
4. Produk hukum
Kertas C4 (220x324 mm)/9,02x12,76 inci
Tidak ada komentar:
Posting Komentar