Rabu, 24 Oktober 2012

Adper (Observasi)


Tata perlengkapan dalam sebuah instansi sedikit banyaknya dapat berpengaruh pada kinerja pegawai sebuah instansi. Hal itu karena keefektifan dan keefisiensian dari penempatan perlengkapan-perlengkapan tersebut. Penempatan yang sesuai, dapat membantu atau memperlancar pegawai dalam bekerja. Begitupun sebaliknya kurang tepatnya penempatan suatu barang akan berakibat pada terhambatnya pegawai dalam bekerja.
Pada pembahasan ini akan membahas tentang tata perlengkapan yang berada di Dinas pertanian Kota Surabaya, yaitu pada ruang  pertemuan. Beberapa perlengkapan yang ada di ruang pertemuan kantor Dinas Pertanian kota Surabaya dan cara penataan barang-barang yang ada di ruang pertemuan tersebut menjadi fokus yang diteliti dalam pembahasan ini. Perlengkapan kantor untuk memenuhi fasilitas guna kelancaran rapat di kantor Dinas Pertanian Kota Surabaya dapat dilihat seperti gambar di bawah ini.
Pada gambar nomor 1 dan 4 menunjukkan kursi bagi pegawai yang bertugas menangani surat menyurat. Bentuk kursinya sudah sesuai dengan standar kursi yang baik bagi karyawan. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, kriteria kursi yang baik yaitu kursi dapat diatur tinggi rendahnya, kursi dibuat secara kokoh, kursi sesuai dengan bentuk badan orang, dan kursi mempunyai penyangga belakang. Serta alasan mengenai penempatan kursi yang diletakan di dekat pintu masuk adalah mempermudah agar tamu bisa langsung menyerahkan surat untuk keperluannya.
Pada gambar nomor 2 dan 3 menunjukkan meja bagi pegawai yang bertugas menangani surat menyurat. Bentuk meja bagi pegawai sudah sesuai dengan standar meja yang baik yaitu bagian bawah tidak tertutup, permukaan meja tidak mengkilat, luas mejanya juga tidak terlalu lebar kurang lebih 120 cm x 70 cm.
Setiap meja kerja di kantor perlu dilengkapi dengan macam-macam perlengkapan untuk melaksanakan tatausaha dengan sebaik-baiknya. Perlengkapan tatausaha meliputi baik barang yang awet pakai maupun benda-benda yang habis pakai. Menurut Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern penggolongan perbekalan tatausaha digolongkan dalam beberapa jenis, dan hasil observasi di Dinas Pertanian menunjukkan kesamaan dengan teori tersebut misal, adanya barang-barang tatausaha di atas meja pegawai yang bertugas menangani surat menyurat seperti:
1.        Telepon fax: Untuk menerima fax dan menerima telepon dari berbagai instansi. Mesin fax tersebut tidak bisa digunakan untk mengirim karena dalam keadaan rusak.
2.        Buku tamu: Untuk mencatat setiap tamu yang datang.
3.        Kalender
4.        Kertas buram
5.        ATK (ada di dalam laci meja): pena, pensil, penggaris, penghapus
6.        Stempel
Penataan barang-barang tatausaha tersebut di atas meja pegawai bertujuan membantu mempermudah pekerjaan pegawai.
Letak meja pegawai dengan pegawai yang lainnya terlalu berdekatan sehingga menghambat aktivitas kerja pegawai bagian surat menyurat. Selain itu di samping meja surat menyurat terdapat galon air minum pegawai yang penempatannya tidak sesuai dengan prosedur karena adanya galon air tersebut banyak pegawai lain yang modar-mandir mengambil air yang justru membuat kerja pegawai di tempat itu kurang fokus.
Pada gambar nomor 5 menunjukkan lemari besi dan alat bantu peraga speaker aktive dan DVD. Alat bantu peraga merupakan alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya: tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.
Hasil observasi menunjukkan bahwa adanya kesamaan perlengkapan yang ada pada teori perabotan kantor dan alat bantu peraga pada bukunya The Liang Gie. Tata letak lemari besi dan alat bantu peraga speaker aktive dan DVD yang terletak berdekatan dengan meja pegawai bagian surat menyurat. Lemari besi ini berisi daftar surat masuk keluar, dan kop surat dari berbagai instansi pemerintah Kota Surabaya. Lemari besi diletakkan berdekatan dengan meja pegawai untuk mempermudah pegawai tersebut mencari data dan alamat dari berbagai Dinas yang ada di Pemerintahan Kota Surabaya. Di atas lemari besi terdapat Speaker Aktive dan DVD yang digunakan untuk keperluan rapat. Jika dilihat dari letaknya, penempatan lemari besi ini kurang tepat karena berada di dekat pintu masuk sehingga sedikit menghalangi apabila ada tamu datang tidak terlihat bahwa disamping lemari tersebut terdapat meja pegawai bagian surat menyurat. Jika dilihat dari kegunaannya bagi pegawai bagian surat menyurat, keberadaan lemari besi ini juga kurang efisien karena jika pegawai ingin mengambil data harus berdiri dari kursinya yang berarti akan menambah waktu untuk bekerja, Seharusnya lemari besi tersebut diletakkan di samping kanan pada bagian yang masih kosong.
Pada gambar nomor 6 menunjukkan tumpukan-tumpukan kertas dan map yang digunakan untuk persediaan kebutuhan kantor. Penataan kertas dan map tersebut kurang tepat karena ruang pertemuan terlihat kurang rapi. Seharusnya, kertas dan map tersebut diletakkan di tempat tersendiri.
Pada gambar nomor 7 menunjukkan perabotan kantor tempelan lemari gantung. Perabotan kantor tempelan merupakan perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
Lemari gantung yang berada di ruang pertemuan ini berisi arsip surat perizinan dari instansi maupun mahasiswa yang ingin melakukan penelitian di dinas Pertanian serta data-data penting. Menurut bukunya The Liang Gie perlengkapan lemari gantung ini sudah sesuai dengan teori yang ada. Penempatan lemari gantung di bagian sudut ruang pertemuan cukup strategis karena mudah untuk mencari data yang dibutuhkan. Selain itu, keberadan lemari gantung juga berdekatan dengan ruang Kepala Tata Usaha yang berarti mempermudah aktivitas kerjanya.
Pada gambar nomor 8 menunjukkan meja panjang yang digunakan untuk rapat pegawai dinas Pertanian. Dilihat dari fungsinya meja yang ada di ruang pertemuan tersebut sudah sesuai, apabila digunakan untuk keperluan rapat. Penempatan meja panjang yang berada tepat di tengah-tengah ruangan sebenarnya kurang efektif karena secara umum kegiatan rapat dilakukan di dalam ruang tertutup dan hanya pegawai yang berkepentingan yang berada di ruang rapat. Sedangkan penempatan meja panjang di ruang pertemuan dinas Pertanian belum sesuai karena posisinya terbuka sehingga memungkinkan pegawai lain yang tidak berkepentingan dalam rapat mudah sekali keluar masuk ruangan yang mengakibatkan kegiatan rapat kurang fokus dan terganggu.
Pada gambar nomor 9 menunjukkan kursi-kursi yang digunakan untuk keperluan rapat. Penataan kursi-kursi tersebut selain digunakan untuk keperluan rapat tetapi juga bisa dimanfaatkan ntuk pertemuan Ibu-Ibu PKK. Sehingga diletakkan banyak kursi di tengah-tengah ruang pertemuan.
Pada gambar 10 menunjukkan sebuah Panaboard yang biasanya dikenal dengan istilah papantulis elektrik yang digunakan untuk menulis resume rapat. Letak panaboard ini berada tepat di dekat meja panjang dan kursi-kursi untuk rapat. Penataan panaboard berdasarkan kegunaannya sudah sesuai karena bisa langsung digunakan ketika ada pertemuan pegawai. Jika dilihat dari kemajuan teknologi keberadaan panaboard ini sudah lebih modern bila dibandingkan dengan papan tulis biasa. Tetapi jika dipandang dari segi efisiensi, panaboard ini kurang sesuai karena akan menambah waktu pegawai untuk menyelesaikan tugas.
Pada gambar nomor 11 dan 12 menunjukkan lemari barang habis pakai. Barang habis pakai merupakan barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya. Peletakan lemari sudah cukup efektif karena berada pada sudut belakang yang jarang sekali terdapat aktivitas para pegawai, sehingga tidak mengganggu pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
Pada gambar nomor 13 sampai 19 merupakan hiasan kantor. Pada nomor 13 menunjukkan kipas angin, terdapat 2 kipas angin dalam  ruang pertemuan, yang pertama terletak di atas pegawai, sehingga dapat memberikan kenyamanan kepada pegawai ketika bekerja, sedangkan yang kedua terletak di diantara lukisan. Penempatan kipas angin di antara lukisan tersebut masih kurang efektif karena fungsinya tidak dapat dirasakan oleh pegawai setempat maupun pegawai yang sedang melakukan rapat.
Pada gambar nomor 14 menunjukkan akuarium, terdapat 2 akuarium dalam ruang pertemuan yang berisi ikan Koki dan ikan Lohan, dengan adanya akuarium dapat memberikan suasana yang menyenangkan. Ketika seorang pegawai merasa lelah atau jenuh dalam pekerjaan, mereka dapat sejenak menghilangkannya dengan melihat ikan-ikan yang berenang di dalam akuarium.

PENUTUP
1.1.       Kesimpulan
1.      Perbekalan kantor pada ruang pertemuan Dinas Pertanian Kota Surabaya sudah cukup baik, karena dalam ruangan tersebut sudah cukup lengkap. Misalnya saja terdapat kertas buram, ATK (pena, pensil, penghapus, penggaris), stempel, kalender, lem, gunting, dll.
2.      Mesin kantor yang terdapat pada ruang pertemuan masih kurang maksimal. Hanya terdapat mesin fax dan panaboard, tidak ada komputer dalam ruangan tersebut.
3.      Perabotan kantor yang berada di ruang pertemuan sudah cukup baik. Meja dan kursi yang terdapat di ruangan tersebut sudah sesuai standard. Tetapi pada penempatannya masih kurang tepat.
4.      Hiasan kantor yang terdapat di ruang pertemuan sudah cukup lengkap. Terdapat banyak hiasan yang dapat membuat suasana ruang menjadi menyenangkan dan nyaman. Misalnya saaj adanya lukisan, akuarium, kipas angin, tanaman, dan gambar-gambar lainnya.
5.      Tata perlengkapan yang terdapat pada ruang pertemuan Dinas Pertanian Kota Surabaya secara keseluruhan sudah cukup baik. Hal itu dapat dilihat dari perlengkapan-perlengkapan yang berada di ruangan tersebut. Tetapi jika dilihat dari modernisasi, perlengkapan di ruang tersebut masih belum modern. Karena adanya pegawai yang belum bisa mengoperasikan komputer, sehingga tidak terdapat komputer di ruangan tersebut. Selain itu dalam pelaksanaan rapat masih belum menggunakan proyektor.
1.2.       Saran
Tata perlengkapan kantor yang ada di Dinas Pertanian harusnya sudah  mengikuti unsur efektif dan efisien karena itu dapat berpengaruh pada kinerja pegawai. Khususnya untuk penempatan kertas-kertas dan map yang ada diruang  pertemuan  harusnya disediakan tempat tersendiri. Kemudian seharusnya pada instansi pemerintah sudah menggunakan perlengkapan  yang  modern supaya dapat mempermudah  pekerjaan yang satu dengan yang lain. Khususnya pada bagian surat menyurat harusnya menggunakan komputer supaya kinerja yang dilakukan tidak memakan waktu terlalu lama, karena komputer merupakan jenis perlengkapan yang paling penting digunakan dibidang perkantoran.










Adper 2


PROSEDUR ADMINISTRASI PERKANTORAN
ADALAH : Urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan) pelaksanaan pekerjaan yang berhub. dg apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya dan siapa yang melakukannya.

PENTINGNYA PROSEDUR PERKANTORAN
a.       Arus pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor bisa lebih lancar.
b.      Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan (khususnya tentang siapa dan apa yang dilakukan) lebih mudah dilakukan.
c.       Program penghematan lebih mudah direalisasikan, utamanya penghematan terhadap biaya tetap dan biaya variabel.
d.      Koordinasi antar bagian yang berlainan menjadi lebih mudah.
e.       Memudahkan proses pelatihan terhadap pegawai baru.

TUJUAN PROSEDUR PERKANTORAN
Mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektivitas pekerjaan disamping membantu manajemen mencapai tujuannya

PRINSIP PROSEDUR PERKANTORAN
  1. Prosedur perkantoran harus sederhana, sehingga mengurangi beban pengawasan.
  2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya.
  3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu.
  4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
  5. Mencegah duplikasi pekerjaan (khususnya dengan formulir-formulir).
  6. Harus ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap peraturan.
  7. Mencegah adanya pekerjaan yang tidak perlu.
  8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
  9. Pembagian tugas yang tepat.
  10. Prosedur (sistem) perkantoran harus memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan.
  11. Penggunaan mesin-mesin kantor yang sebaik-baiknya.
  12. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
  13. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memerhatikan tujuan.
  14. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarkan sampai yang minimum.
  15. Menggunakan “prinsip pengecualian” dengan sebaik-baiknya (Moekijat, 2002).

METODE PENULISAN PROSEDUR PERKANTORAN
1.      M. Deskriptif: Deskriptif merupakan metode penyusunan prosedur kerja yang diuraikan secara tertulis. Organisasi/intansi/kantor yang menggunakan metode ini biasanya prosedur kantornya masih sederhana, tidak berbelit-belit serta tingkat kompleksitas kerjanya masih rendah.
Bentuk prosedur ini merupakan bentuk yang paling sederhana sehingga tidak memerlukan bantuan simbol-simbol khusus untuk menguraikan urutan proses pekerjaan yang akan disusun dalam suatu prosedur kerja.
2.      M. Chart: Chart merupakan metode penyusunan prosedur kerja yang disusun pada organisasi/instansi/perusahaan dengan tingkat kompleksitas pekerjaan yang lebih tinggi dan rumit.
Untuk memudahkan setiap orang dalam memahami prosedur kerja yang rumit dan komplek ini maka prosedur kerja disusun dalam bentuk chart yang dapat berupa gambar atau simbol-simbol atau bahkan dalam bentuk diagram.

TATA RUANG KANTOR
a.       Penyusunan alat-alat kantor pd letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepusan bekerja bagi para pegawai
b.      Penentuan mengenai kebutuhan ruang & penggunaan scr terperinci dr ruang ini u/ menciptkan susunan yang praktis dr faktor fisik yang dianggap perlu bg pelaksanaan kerja perkantoran dgn biaya yang layak

TUJUAN TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang digunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah-ubah sewaktu-waktu diperlukan (Gie , 1992).

BENTUK TATA RUANG KANTOR
a.       Tata Ruang Terbuka
-          Ruang pimpinan & para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya sekat pemisah.
-          Keuntungan: 1. Memungkinkan terciptanya pengawasan pegawai secara efektif.; 2. Penataan  ruang mudah dan prkatis untuk dilakukan; 3. Hubungan antar pegawai serta pimpinan dapat terjalin lebih erat sehingga memudahkan untuk membangun kerja sama; 4. Penggunaan ruangan dapat dilakukan secara efektif dan efisien; 5. Biaya pengadaan peralatan kantor dapat diminimalisir.
-          Kelemahan: 1. Tingkat kebisingan cukup tinggi karena sekelompok orang berada dalam satu ruangan yang sama; 2. Terpicunya tingkat depresi pegawai karena muncul perasaan adanya pengawasan secara kontinyu; 3. Berkurangnya tingkat privasi dan kerahasiaan kerja; 4. Menurunnya wibawa pimpinan (khususnya bagi tamu) karena batas antara pimpinan dan bawahan kurang menonjol.

b.      Tata Ruang Tertutup/Terpisah
-          Susunan tata ruang ini dibagi dalam kamar-kamar/ruangan terpisah. Kamar/ruangan ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi/bagian.
-          Keuntungan: Tingkat privasi dan kerahasiaan terjaga; Wibawa pimpinan terasa cukup tinggi; Konsentrasi kerja masing-masing pegawai terjamin
-          Kelemahan : Tingginya biaya pemeliharaan gedung; Perubahan setting tata ruang cukup sulit untuk dilakukan; Hubungan kekeluargaan antar bagian/seksi atau bahkan antar pegawai cukup sulit dikembangan; Biaya pengadaan peralatan kantor meningkat.
c.       Tata Ruang Gabungan
Kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga wibawa pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan. Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu ruang kerja shg sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.

FAKTOR YG MEMENGARUHI TATA RUANG KANTOR: Cahaya, warna, suara, udara

FUNGSI INFORMASI
1.      Menambah pengetahuan
2.      Mengurangi ketidakpastian
3.      Mengurangi resiko kegagalan
4.      Mengurangi variasi yang tidak diperlukan
5.      Memberi standar, aturan, ukuran dan keputusan yang akan diambil

KRITERIA INFORMASI YANG BAIK (PARKER,1989)
1.      Ketersediaan (availability)
2.      Mudah dipahami (comprehensibility)
3.      Relevan
4.      Bermanfaat
5.      Tepat waktunya
6.      Keandalan (reliability)
7.      Akurat
8.      Konsisten

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
a.       SIM adalah sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi (Kumorotomo dan Margono, 2001)
b.      SIM dapat didefinisikan sebagai kumpulan subsistem yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sabagai dasar pengambilan keputusan

TUJUAN UMUM SIM
a.       Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
b.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
c.       Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

INVENTARISASI BARANG
Kegiatan & usaha untuk memeroleh data mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki/dikuasai/diurus baik sbg hsl ush pembuatan sendiri,  pembelian, hadiah maupun hibah

TATA CARA PENCATATAN INVENTARISASI
a.       Buku Induk Barang Inventaris
Dipakai untuk mencatat semua barang inventaris tak habis pakai menurut tanggal penerimaannya
b.      Buku Golongan Barang Inventaris
Buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan; Data buku golongan barang inventaris diambil dr buku induk barang inventaris ; Tiap golongan brg dicatat dlm satu buku tersendiri
c.       Buku Catatan Barang Non Inventaris
Buku yang dipakai untuk mencatat barang-barang yang habis pakai
d.      Laporan Periodik
Laporan berisi tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan yang ada sampai dengan akhir jangka waktu tertentu (pertriwulan, pertahun)

PENGHAPUSAN BARANG
a.       Kegiatan menghapuskan barang milik perusahaan dari daftar inventaris
b.      Penghapusan brg krn penetapan pemerintah meliputi penjualan & penghapusan kendaraan bermotor perorangan dinas milik Negara à mobil, sepeda motor

FUNGSI PENGHAPUSAN BARANG
a.       Mencegah/ membatasi kerugian/ pemborosan biaya
b.      Meringankan kerja pelaksana inventaris
c.       Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna

JENIS BARANG YG DIHAPUSBUKUKAN
a.       Brg dlm keadaan rusak berat dan tdk dpt diperbaiki
b.      Brg yang tdk sesuai lg dgn kebutuhan organisasi
c.       Brg yang musnah akibat bencana alam
d.      Brg yang hilang karena dicuri
e.       Brg yang hilang krn terbakar
f.       Kelebihan stok brg  yang tdk tahan lama
g.      Brg yang biaya pemeliharaan lbh bsr drpd manfaat

FUNGSI KOMUNIKASI
Kontrol, Motivasi, Emosi, Informasi