ADPER - (TATA USAHA KEARSIPAN)

TATA USAHA KEARSIPAN

DEFINISI

1.      Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan.

2.      Komaruddin : proses penyusunan & penyimpanan warkat asli/copy shgdgn cara itu warkat dpt ditemukan dgn mdh jk diperlukan.

3.      Segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu untuk disimpan

JENIS-JENIS ARSIP

1.      Jenis arsip menurut subjek/isinya:

a.       arsip keuangan

b.      arsip kepegawaian

c.       arsip pemasaran

d.      arsip pendidikan

2.      Jenis arsip menurut bentuk/wujud : surat,disket,microfilm,pita rekaman, compact disk.

3.      Jenis arsip menurut nilai/kegunaan:

a.       Nilai Informasi (pengumuman)

b.      Nilai Adm (SK,prosedur kerja)

c.       Nilai Hukum

d.      Nilai Sejarah (lap tahunan)

e.       Nilai Ilmiah (hsl penelt)

f.       Nilai Keuangan (bon penjualan, kuitansi)

g.      Nilai Pendidikan (satpel,karya ilmiah)

4.      Jenis arsip menurut sifat kepentingan

a.       arsip esensial (memo,srt undangan)

b.      arsip berguna (srt permohonan cuti, srt pesanan brg)

c.       arsip penting (SK, daftar riwayat hdp, lap keuangan, buku kas)

d.      arsip vital (akte pendirian, buku induk pegawai)

5.      Jenis arsip menurut fungsi :

a.       arsip dinamis, yang msh dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari

b.      arsip statis, yang sdh tdk dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari

6.      Jenis arsip menurut tempat/tingkat pengelolaan

a.       arsip pusat

b.      arsip unit

7.      Jenis arsip menurut keasliannya

1.      arsip asli

2.      arsip tembusan

3.      arsip salinan

4.      arsip petikan

SISTEM KEARSIPAN

1.      Pengarsipan berdasar beberapa aspek:

a.       Penyimpanan scr alphabet: arsip disimpan mnrt abjad nama orang/orgs dengan berpedoman pada peraturan indeks

BEBERAPA ATURAN DALAM MENGINDEKS

a)      Nama biasa, yi tdk termasuk gol nama keluarga/marga/baptis, mk diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Contoh:

Sifa Fatmawati      diindeks S

Ria Kusuma           diindeks R

b)      Nama perseorangan yg memakai nama keluarga, mk unit pertama adl nama keluarga. Contoh:

George R. Terry    diindeks T

John Kennedy       diindeks K

David Beckham    diindeks B

c)      Nama perseorangan memakai nama marga mk unit pertama adl nama marga. Contoh:

Paolo Maldini        diindeks M

Haris Nasution      diindeks N

d)     Nama perseorangan yg memakai nama baptis, mk yang dipakai adl nama aslinya. Contoh :

Franciscus Suherman         diindeks S

Antonius Sunomo             diindeks S

Cecilia Yuliana                  diindeks Y

e)      Nama perseorangan yang disingkat maka yg dipakai nama jelasnya. Contoh:

Sambas A.M.         diindeks S

I. Rudianti             diindeks R

f)       Nama wanita yg diikuti nama suaminya maka yg digunakan adl nama suaminya. Contoh:

Ny. Ike Sugondo               diindeks S

Ny. Nanik Herlambang     diindeks H

Ny. Tien Soeharto             diindeks S

g)      Nama perseorangan yg memakai gelar (gelar adat, keagamaan,kesarjanaan, kepangkatan) mk gelat tdk diperhatikan dan nama diindeks sesuai aturan dgn peraturan mengindeks. Contoh:

Raden Mas Bambang Sudarman   diindeks B

Ir. Yanuar Budiman                      diindeks Y

h)      Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adl kata pengenal yang terpenting dr nama instansi,sedangkan bentuk orgs dijadikan sbg unit terakhir. Contoh:

Lembaga Administrasi Negara      diindeks A

Departemen Pendidikan nasional  diindeks P

i)        Pada bbrp instansi pemerintahan atau nama/wilayah yg diutamakan adl nama tempat/daerah. Contoh:

Kota Surabaya                   diindeks S

Kabupaten Magetan          diindeks M

Kota Bandung                   diindeks B

j)        Nama kantor/orgs yg sering disingkat & sudah populer dgn nama singkatnya tdk perlu dipanjangkan dan diindeks dr nama singkatnya. Contoh:

Pertamina  diindeks P

MPR          diindeks M

Telkom      diindeks T

k)      Nama perusahaan dan yayasan yg menggunakan nama orang sbg salah satu unit dr nama itu, mk yg dijadikan unit pertama adl nama orangnya dan nama org tsb diindeks sesuai dgn peraturan mengindeks. Contoh:

Rumah Sakit Dr. Sutomo              diindeks S

Rumah Sakit Hasan Sadikin         diindeks H

l)        Nama perusahaan yg dijadikan unit pertama adl kata-kata pengenal yg terpenting dr nama perusahaan tsb dan bentuk perusahaannya dipakai sbg unit terakhir. Contoh:

Hotel Panghegar    diindeks P

Bank BNI 46         diindeks B

m)    Nama organisasi, badan sosial dan sejenisnya yg dijadikan unit pertama adl kata pengenal yg terpenting dr nama orgs tsb dan bentuk orgsnya dijadikan sbg unit terakhir. Contoh:

Persatuan Wartawan Indonesia     diindeks W

Ikatan Dokter Indonesia               diindeks D

b.      Penyimpanan mnrt pokok soal: arsip disimpan mnrt pokok soal yang menjadi isi arsip kemudian diurut scr alphabet.

misal : Alat kantor Asuransi bangunan Cuti

c.       Penyimpanan mnrt wilyh geografis :

arsip disimpan mnrt urutan abjad nama tempat/wilayah tertentu.

d.      Penyimpanan mnrt nomor : arsip disimpan mnrt urutan nomor dr yang terkecil hingga yang terbesar. Sistem nomor persepuluhan/system klasifikasi persepuluhan Dewey.

e.       Penyimpana scr kronologis : arsip disimpan mnrt urutan tanggal yang  tercantum dlm surat

2.      Pengarsipan dgn Buku Agenda

Data penting perihal srt msk dan srt keluar dicatat dlm suatu buku dan diberi nomor urut.

Satu buku agenda digunakan 1 thn.

Bk agenda dilengkapi kartu agenda yi lembaran kartu yang memuat srt msk/srt keluar

Macam Buku Agenda

a.      Buku Agenda Tunggal: mencatat srt msk dan srt keluar sekaligus dgn nomor berurutan.

b.      Buku Agenda Berpasangan: mencatat srt msk di hal kiri dan srt keluar pd hal kanan dgn nomor urut sendiri.

c.       Buku Agenda Kembar: 2 buku msg-msg khusus srt msk atau srt keluar saja

3.      Pengarsipan Kartu Kendali

Semua surat perlu diklasifikasikan sebagai surat biasa/rutin, surat penting dan surat rahasia

Surat Penting

a.       Surat yang mengemukakan masalah pokok yang mempengaruhi berhsl tdknya pencapaian tujuan orgs

b.      Ciri:

tdk dpt diganti srt lain shg apbl hilang/terlambat akan timbul srt lain shg apbl hilang/terlambat akan timbul kerugian bg orgs.

mengandung kepentingan mengikat shg perlu tindak lanjut segera dilaksanakan

Surat Biasa/Rutin

a.       Surat yang tdk trgolong penting bkn srt rahasia dan bkn srt pribadi yang gunanya relatif singkat & tdkperlu disimpan terlalu lama

b.      Ciri:

            - isi tdk mengikat, tdk perlu tindak lanjut

            - tdk timbul kerugian bg orgs apbl terlambat

            - mengandung infs sifatnya umum

            - mdh mencari gabti jika surat hilang

            - nilai manfaatnya singkat

Surat Rahasia

a.       Srt yang hrs disampaikan kpd pimpinan/pejabat ybs dlm keadaan tertutup, biasanya mengandung infs rahasia dan tdk boleh dibuka o/penerima srt

b.      Ciri :

            -           sampul diberi cap tnd rahasia

            -           kadang bersampul rangkap

            -           tanda kerahasiaannya tercantum pd sampul kedua

Manfaat Kartu Kendali

a.       Krn dibuat rangkap 3 mk dpt mengurngi pencatatan berulang2x dan berbeda2

b.      Dpt membedakan srt biasa,srt penting dan srt rahasia

c.       Mempermdh tt cara penyusutan arsip yang ada pd unit pengolah,mempermdh pelaks inventarisasi arsip,penataan arsip dan penilaian arsip u/ keperluan pemusnahan

d.      Berbentuk lembaran mk lbh mdh diatur cra penyimpanannya.

PERLENGKAPAN KEARSIPAN

1.      Map, yaitu lipatan karton dengan helai-helai penutup pada ketiga sisinya, biasanya digunakan untuk menyimpan arsip.

Macam map:

a.       Map biasa disebut stopmap/stofmap dikenal stopmap folio.

b.      Stopmap tali disebut stopmap portapel yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya

c.       Map jepitan disebut snelhecter, adalah map yang dilengkapi dengan penjepit arsip dari logam

d.      Briefordner atau ordner map tebal dilengkapi penjepit logam melengkung shg bisa memuat byk arsip.

2.      Folder (dgn tab) : lipatan karton u/ menyimpan arsip biasanya dilengkapi tab yaitu sisi folder yang menonjol u/ menempatkan kode.

3.      Guide : lembaran berfungsi pembatas folder sekaligus pedoman klasifikasi arsip dlm laci arsip.

4.      Lemari arsip :lemari yang terbuat dari kayu  atau dari baja/besi yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

a)      Filing Cabinet disebut juga file cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal

b)      Berkas Kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat, kartu indeks, kartu peminjaman arsip dan sebagainya

c)      Rak Arsip, adalah sejenis lemari tetapi tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari berbagai keping papan,

d)     Baki Surat (Letter tray), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja

e)      Rotary Filing, adalah peralatan yang berbentuk bundar serta dapat berputar yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama berupa kartu)

PEMELIHARAAN ARSIP

Usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tdk rusak selama masih mempunyai nilai guna

Penyebab kerusakan arsip :

a)      faktor intrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr benda arsip sendiri

b)      faktor ekstrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr luar benda arsip yakni : lingkungan fisik, organisme perusak, kelalaian manusia

     

Usaha Pencegahan Kerusakan:

a.       Faktor intrinsik : bahan bermutu baik agar awet.

b.      Faktor ekstrinsik : ruangan penyimpanan arsip           hrs dibangun dan diatur sebaik mungkin : a) lokasi ruang/gedung arsip; b) konstruksi bangunan tdk menggunakan kayu yg langsung menyentuh tanah; c) ruangan dgn temperatur dan penerangan baik; d) ruangan hrs bersih dr debu, sisa makanan, puntung rokok, kertas bekas

Pengamanan Arsip

Usaha penjagaan agar benda arsip tdk hilang dan agar isi/informasinya tdk sampai diketahui oleh orang yg tdk berhak.

Usaha pengamanan dgn cara :

a)      petugas arsip betul2 org yg dpt meyimpan  rahasia.

b)      hrs dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip.

c)      diberlakukan larangan bg semua org selain petugas arsip u/ mengambil arsip dr tempatnya.

d)     arsip diletakkan pd tempat yg aman dr pencuri

Tahap Penyusutan Arsip

Penilaian arsip:

1.      Arsip Vital (persentase nilai 90 – 100)

Arsip tergolong arsip statis sehingga tidak bisa dimusnahkan dan disimpan selamanya.

2.      Arsip penting (persentase nilai 50 – 89)

Arsip ini disimpan pada arsip  aktif selama lima tahun dan pada arsip in-aktif selama 25 tahun

3.      Arsip berguna (persentase nilai 10 – 49)

Arsip ini disimpan pada arsip aktif selama dua tahun dan pada arsip in-aktif selama sepuluh tahun

4.      Arsip tidak berguna (persentase nilai 0 – 9)

Arsip ini disimpan paling lama tiga bulan pada arsip aktif.

Penilaian Arsip

Ukuran bernilai/tidak suatu arsip dapat dinyatakan dgn patokan angka pemakaian

Persentase = jumlah permintaan srt  x 100 %

pemakaian    jumlah srt dlm arsip

·         Apabila ratio < 5 %, maka arsip termasuk dalam kategori arsip in-aktif.

·         Rasio arsip aktif sekitar 15 – 20 %. Dalam arti arsip dikatakan baik apabila persentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15 %), masih mempunyai nilai guna, masih membantu jalannya instansi atau perusahaan.

Angka = jml arsip yg tdk ditemukan x  100 %

Kecermatan jml arsip yg dpt ditemukan

·         Semakin tinggi angka kecermatan, berarti semakin buruk penyelenggaraan arsipnya.

·         Untuk sistem penyimpanan yang sempurna, rasio kecermatan tidak lebih dari 0,5 %.

·         Angka 3 % merupakan patokan umum untuk menentukan baik tidaknya penyelenggaraan arsip