Perencanaan Kepegawaian

PERENCANAN SUMBER DAYA MANUSIA

By. B. Tjitjik Rahatju

Perencanaan Pegawai ????

Mengapa Sebuah Organisasi /Instansi harus concern terhadap Perencanaan Pegawai???

Apa pendapat saudara tentang konsep berikut  ini ???

The right man in the right place

in the right job on the right time

Perencanan SDM (Irawan)

¨    Mengoptimalkan SDM yang sudah ada

¨    Memperkirakan kebutuhan SDM yad

¨    Memberikan gambaran situasi pasar kerja

¨    Dasar menyusun program-program SDM

Tahapan Proses Perencanaan SDM

¨    Peramalan Kebutuhan

            Proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yad

¨    Perencanaan Program

            meliputi manajemen kinerja dan manajemen karir

Kebutuhan Informasi dalam Peramalan Kebutuhan Pegawai

1.            Kondisi Internal

Alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM di dalam organisasi/perusahaan untuk melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan perlu penambahan jumlah SDM

Alasan Internal meliputi :

¨    Visi,Misi, Tujuan

¨    Renstra dan Renop

¨    Prediksi produk dan penjualan

¨    Pembiayaan SDM

¨    Pengembangan bisnis

¨    Desain Organisasi dan desain pekerjaan

Persyaratan SDM juga dipengaruhi :

¨    Tujuan dan Rencana Organisasi

¨    Organisasi dan Rancangan Pekerjaan

¨    Filosofi Organisasi dan Kebijaksanaan Manajemen

¨    Perencanaan Anggaran

¨    Sistem dan teknologi dalam organisasi

2.            Kondisi Eksternal

¨    Ekonomi Nasional dan Internasional

¨    Sosial, Politik dan Hukum

¨    Pasar Kerja

¨    Perkembangan Teknologi

Persyaratan tersebut berpengaruh pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) dapat diprediksi melalui :

¨    Inventarisasi bakat yang ada

¨    Prakiraan pengurangan pegawai

¨    Prakiraan perpindahan dan pengembangan

¨    Pengaruh pasca program SDM

Yang harus diperhatikan dalam prakiraan kebutuhan SDM :

¨    Kebutuhan dibedakan apakah bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama

¨    Dipertimbangkan juga tingkat upah eksternal

¨    Ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai

Meramalkan kebutuhan pegawai :

1. Metode Kualitatif

Proses memprediksi permintaan SDM  berdasarkan pengalaman, keyakinan, intuisi, keahlian mengestimasi jumlah dan kualifikasi SDM

Kelemahan :

Karena berdasar pengalaman,intuisi, keyakinan maupun pendapat yang sifatnya individual/subyektif, maka tingkat keakuratannya rendah

Resiko tinggi terjadi kekeliruan dalam menetapkan jumlah SDM yang dibutuhkan

Kemungkinan terjadinya formasi yang lebih memberi keuntungan kelompok/unit kerja/departemen tertentu dan kecil kemungkinan kelompok lain bisa tercakup

Kebaikan :

Kemampuannya dalam menelusuri kondisi semua variabel yang berubah-ubah dalam meprediksi permintaan SDM

Mengkaji jumlah dan kualifikasi SDM berdasarkan kondisi terkini

Metode Dhelpi

Metode peramalan kebutuhan pegawai dengan cara menghimpun masukan dari para ahli dan tokoh yang berpengalaman bidang SDM tentang cara memprediksi dikaitkan dengan kondisi organisasi

   Kelompok Besar

Teknik/metode yang dilakukan dengan menghimpun masukan tentang cara memprediksi yang dikaitkan dengan kondisi organisasi, yang diperoleh dari para ahli dan atau tokoh-tokoh yang berpengalaman dalam bidang SDM

Langkah :

1.      Tim perumus SDM menghimpun informasi tentang perencanaan SDM dari berbagai ahli dari dalam maupun luar organisasi, melalui rapat-rapat

Perumusan dilakukan melalui :

¨      Rapat-rapat

¨      Pendapat atau informasi dari tim perumus sendiri

¨      Interview

¨      Tatap muka dan konsultasi dengan para ahli

2.      Semua informasi dijadikan bahan diskusi antar unit perencanan SDM dengan manajer terkait

Proses diskusi harus bebas dari kepentingan individu atau kelompok kecil individu

   Kelompok Kecil

Dilakukan melalui diskusi secara tatap muka antar sejumlah kecil para ahli dalam bidangnya masing-masing di lingkungan organisasi untuk memprediksi permintaan SDM

Yang terlibat umumnya para manajer atau yang mewakili karena memiliki kemampuan dalam memahami SDM di unit masing-masing

Hasil diskusi berupa prediksi permintaan SDM yang akan disampaikan pada manajer puncak.

2. Metode Kuantitatif

      METODE EKSPONEN PENENTU

      Dilakukan dengan memilih eksponen yang dianggap paling menentukan atau yang paling berpengaruh pada permintaan SDM

Penerapan metode eksponen penentu

      Digunakan pada unit kerja yang produknya dapat diukur secara kuantitatif dengan jumlah pekerja yang banyak

      Digunakan pada unit kerja yang menghasilkan pekerjtuhaan dengan desain individual

Artinya satu beban kerja dilakukan oleh satu orang dari awal sampai akhir 

Kebutuhan SDM sangat dipengaruhi permintaan  pasar terhadap produk. Oleh karenanya bisa meningkat juga bisa menurun. Model ini cenderung cocok digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga pegawai tidak tetap (pekerja sementara/kontrak).

Eksponen beban kerja dalam menghasilkan produk

Eksponen waktu menyelesaikan produk pekerjaan dengan desain individual

Contoh :

Dari hasil observasi diasumsikan setiap pegawai dalam bekerja membutuhkan waktu sbb :

1. Waktu kerja efektif                                     = 1200 jam

2. Waktu terbuang12%                                   =   144 jam

3. Waktu istirahat 15 %                                  =   180 jam

4. Waktu untuk urusan pribadi 8%                 =     96 jam

Jumlah waktu yang diperlukan seluruhnya     = 1620 jam

Jam kerja setiap hari 8 jam rata-rata hari sebulan 25 hari

Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah produk?

Kebutuhan pekerja untuk menghasilkan 1 produk :

1620 : (8x25) = 8,1 = 9 orang

Jika diprediksi ketidakhadiran pekerja 10%

Berapa prediksi tambahan tenaga ?

10%x9= 0,9 = 1 orang

Sehingga kebutuhan tenaga adalah :

9 + 1                = 10 orang

Berdasarkan perhitungan tsb dapat ditetapkan perencanaan kebutuhan SDM dalam memprediksi permintaan :

Jika pemintaan pasar terhadap produk meningkat 5 kali lipat. Berapa jumlah tenaga yang dibutuhkan ?

Peningkatan 5 kali lipat permintaan pasar membutuhkan tenaga :

5x10 orang = 50 orang

Jika waktu penyelesaian diperpanjang 2 kali (2bulan). Berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan ?

Kebutuhan tenaga jika waktu penyelesaian diperpanjang 2 kali (2bulan) adalah :

10 : 2 = 5 orang

Jika permintaan meningkat 5 kali dan waktu penyelesaian 2 bulan. Berapa tenaga yang dibutuhkan ?

Kebutuhan pegawai jika permintaan meningkat 5 kali dan waktu penyelesaian 2 bulan, adalah :

50 : 2 = 25 orang

Jika teknologi yang dipakai masih bisa ditingkatkan 50% setiap bulan. Untuk menghasilkan 1 produk selama 1 bulan diperlukan berapa pekerja ?

Kebutuhan pekerja dengan kondisi teknologi yang dipakai masih bisa ditingkatkan 50% setiap bulan :

10 : 2 = 5 orang

SOAL LATIHAN

1        Sebuah perusahaan membutuhkan waktu sebanyak 2400 jam untuk menghasilkan sebuah produk. Seperlima waktu habis  untuk proses cycletime. Seperdelapannya adalah jam istirahat pegawai.Sedang waktu yang digunakan pegawai untuk aktivitas pribadinya selama jam kerja sebanyak 15%.

Andaikan Anda adalah analis perencanaan SDM, maka prediksikan :

Berapa tenaga yang dibutuhkan untuk menghasilkan satu produk?  Jika jam kerja 8 jam dan rata-rata setiap bulannya 25 hari, ketidakhadiran pegawai 8%

Menjelang pameran akhir tahun perusahaan tersebut mengantisipasi permintaan sampai 75% dengan waktu yang dipercepat 2 bulan. Berapa kebutuhan pegawai ?

Permintaan pasar meningkat hingga 15 kali, waktu pengerjaan diperpanjang 3 bulan. Dan mesin bisa diefesiensikan untuk meningkatkan kapasitas produksi sampai 50%. Berapa tenaga yang harus disediakan?

2        Sebuah perusahaan ABC mendapat kenaikan pesanan 12 kali dari biasanya. Pesanan tersebut harus selesai dalam waktu 2 bulan. Mesin baru yang dipakai untuk produksi setiap bulannya mampu mempercepat produksi sampai 30%

Saudara adalah analis perencanaan SDM di perusahaan tersebut, yang diminta untuk memprediksikan kebutuhan tenaga yang harus disediakan untuk memenuhi order tersebut

Penerapan Metode Eksponen Penentu :

·         Dapat digunakan untuk unit kerja yang produknya dapat diukur secara kuantitatif.

·         Lingkungan bisnis dalam kondisi stabil, sehingga targetnya jelas, konsumen juga jelas,dengan begitu jumlah produksi bisa dihitung.

·         Proses produksinya berjalan standar.Dalam arti SDM yang diperlukan memenuhi persyaratan.

·         Selain itu perlu memperhatikan kapasitas teknologi, usia pakai dan biaya pemeliharaan teknologi.

·         Kebutuhan SDM dipengaruhi pasar yang bisa naik dan turun.

TEKNIK RATA-RATA BERGERAK

·         Variabel yang digunakan adalah jumlah SDM

·         Jumlah SDM diperoleh dari pencatatan selama beberapa tahun, agar lebih akurat maka tahun pencatatannya berlangsung selama beberapa tahun

·         Data SDM tersebut bisa dipakai untuk menghitung rata-rata (mean)

·         Data SDM biasanya meliputi : mutasi pegawai secara vertikal maupun horisontal,rekrutmen, pensiun, dan pemberhentian pegawai.

·         Perhitungan SDM diawali dengan menghitung Rata-rata hitung.

·         Ini dipakai sebagai pembanding dengan perhitugan Rata-rata bergerak

Rumus Rata-rata Hitung :

                     ΣX                                

            M = ------

                        N                    

 M       = rata-rata hitung

 ΣX     = jumlah skor

 N        = jumlah sampel

Contoh :

Data pegawai yang ada di Perusahaan ABC selama sepuluh tahun sejak 1999 adalah sebagai berikut :

Pegawai pensiun         :

            8;10;6;8;7;9;10;15;12;9

Pegawai Keluar :

            4;12;5;10;13;5;10;13;8;7

Pegawai yang dipromosikan :

            6;8;4;6;5;5;6;11;8;7

Pegawai yang dimutasi :

8;8;5;7;10;7;6;10;6;5

Coba saudara prediksikan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk tahun 2010.

Tahun	Pensiun	Keluar	Promosi	Pindah
1999	8	4	6	8
2000	10	12	8	8
2001	6	5	4	5
2002	8	10	6	7
2003	7	13	5	10
2004	9	5	5	7
2005	10	10	6	6
2006	15	13	11	10
2007	12	8	8	6
2008	9	7	7	5

Rata-Rata Hitung :

Rata-rata pensiun        =  94 : 10  = 9,4  =10 org

Rata-rata keluar           =  87 : 10 = 8,7             = 9 org

Rata promosi               =  66 : 10 = 6,6  = 7 org

Rata pindah                 =  72 : 10  = 7,2  = 8 org

Prediksi Kebutuhan SDM tahun 2010:

Rata-rata setiap tahun terjadi kekosongan :

1        Pensiun + keluar = 10 + 9 = 19 org

            yang diprediksi dapat diisi dengan pekerja baru

2        Promosi + pindah = 7 + 8 = 15 org

            yg diprediksi diisi dengan sumber   internal

Data pegawai yang ada di Perusahaan XYZ selama sepuluh tahun sejak 1999 adalah sebagai berikut :

Pegawai pensiun         :

            7;11;8;8;8;9;12;13;10;8

Pegawai Keluar :

            6;10;7;9;11;7;8;12;6;5

Pegawai yang dipromosikan :

            5;7;5;6;4;8;6;9;8;7

Pegawai yang dimutasi :

            7;7;6;9;10;8;7;9;8;4

Coba Prediksikan kebutuhan pegawai untuk tahun 2010 !

Rata-Rata Hitung :

Rata-rata pensiun        = 84 : 10  = 8,4  =9 org

Rata-rata keluar           = 81 : 10 = 8,1              = 9 org

Rata promosi               =  65 : 10 = 6,5  = 7 org

Rata pindah                 = 75 : 10  = 7,5  = 8 org

Prediksi Kebutuhan SDM tahun 2010:

Rata-rata setiap tahun terjadi kekosongan :

1        Pensiun + keluar = 9 + 9 = 18 org

            yang diprediksi dapat diisi dengan pekerja baru

2        Promosi + pindah = 7 + 8 = 15 org

            yg diprediksi diisi dengan sumber   internal

LATIHAN SOAL

1. Memasuki tahun 2010 , Perusahaan ABC merencanakan perekrutan pegawai. Data pendukung perencanaan yang tersedia adalah sebagai berikut :

Level III :

            Pensiun ; 5,6,7,5,8,7,7,4,7,6

            Keluar ; 11,8,10,12,9,11,9,13,13,11

            Promosi ; 7,5,3,7,8,9,7,8,8,11

            Pindah ; 11,10, 9,7,11,10,8,6,10,11

Level IV :

            Pensiun ; 5,6,5,4,6,6,7,6,7,8

            Keluar ; 11,8,10,12,9,11,9,12,11,13

            Promosi; 6,5,3,9,7,8,6,6,9,10

            Pindah ; 10,11, 9,7,10,11,9,8,12,11

Level V :

            Pensiun ; 7,8,5,5,4,6,5,8,7,6

            Keluar ; 9,10,11,10,9,8,9,11,10,12

            Promosi ; 8,7,4,9,6,8,7,6,8,10

            Pindah ; 9,10, 8,9,10,12,8,7,10,11

2. Memasuki tahun 2010, perusahaan XXX merencanakan perekrutan pegawai. Data pendukung perencanaan yang tersedia adalah sebagai berikut :

Level III :

            Pensiun ; 10,8,7,8,8,6,8,5,9,7

            Keluar ; 9,8,8,10,7,12,9,11,10,12

            Pindah ; 8,4,4,9,8,10,8,10,9,10

            Pindah ; 12,11, 9,8,10,12,9,7,10,12

Level IV :

            Pensiun ; 7,7,6,5,8,8,9,7,8,9

            Keluar ; 10,9,10,11,8,10,9,13,10,12

            Pindah ; 7,6,4,8,9,8,7,8,8,9

            Pindah ; 9,10, 10,8,12,10,10,9,11,10

Level IV :

            Pensiun ; 8,7,6,6,5,7,6,9,8,6

            Keluar ; 9,8,10,12,10,8,9,9,11,10

            Pindah ; 9,8,5,9,7,8,9,7,8,10

            Pindah ; 9,9, 8,7,10,10,9,7,10,11

3. Perusahaan Wira-Wiri menjelang tahun 2010 melakukan evaluasi kebutuhan pegawai, salah satunya memprediksi kebutuhan jumlah pegawai untuk kebutuhan 2010. data pendukung yang telah tersedia mulai tahun 1998 berturut-turut selama 10 tahun terakhir, seperti berikut :

Jumlah Pegawai pada Level III

Pensiun            : 9,6,8,7,9,10,10,9,8,8

Keluar             : 8,6,7,7,8,9,7,9,8,7

Promosi           : 4,5,4,5,6,4,4,5,3,4

Pindah             : 6,5,5,4,6,7,5,7,7,5

Jumlah Pegawai pada Level IV

Pensiun            : 6,4,6,7,8,9,9,9,8,7

Keluar             : 6,4,6,5,6,4,5,6,7,4

Promosi           : 7,7,6,6,6,5,5,6,5,5

Pindah             : 8,7,6,6,6,7,6,7,8,5

Jumlah Pegawai pada Posisi Level V

Pensiun            :5,4,5,6,8,7,8,9,8,6

Keluar             : 4,3,5,4,6,3,4,5,6,4

Promosi           : 7,8,6,5,6,4,5,6,4,5

Pindah             : 6,6,7,5,6,5,5,7,8,4