Tata
perlengkapan dalam sebuah instansi sedikit banyaknya dapat berpengaruh pada
kinerja pegawai sebuah instansi. Hal itu karena keefektifan dan keefisiensian
dari penempatan perlengkapan-perlengkapan tersebut. Penempatan yang sesuai,
dapat membantu atau memperlancar pegawai dalam bekerja. Begitupun sebaliknya
kurang tepatnya penempatan suatu barang akan berakibat pada terhambatnya
pegawai dalam bekerja.
Pada
pembahasan ini akan membahas tentang tata perlengkapan yang berada di Dinas
pertanian Kota Surabaya, yaitu pada ruang pertemuan. Beberapa perlengkapan yang ada di ruang pertemuan kantor
Dinas Pertanian kota Surabaya dan cara penataan barang-barang yang ada di ruang
pertemuan tersebut menjadi fokus yang diteliti dalam pembahasan ini.
Perlengkapan kantor untuk memenuhi fasilitas guna kelancaran rapat di kantor Dinas
Pertanian Kota Surabaya dapat dilihat seperti gambar di bawah ini.
Pada
gambar nomor 1 dan 4 menunjukkan kursi bagi pegawai yang bertugas menangani
surat menyurat. Bentuk kursinya sudah sesuai dengan standar kursi yang baik
bagi karyawan. Menurut The Liang Gie
dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, kriteria kursi yang baik yaitu kursi dapat diatur tinggi rendahnya,
kursi dibuat secara kokoh, kursi sesuai dengan bentuk badan orang, dan kursi
mempunyai penyangga belakang. Serta alasan mengenai penempatan kursi yang
diletakan di dekat pintu masuk adalah mempermudah agar tamu bisa langsung
menyerahkan surat untuk keperluannya.
Pada gambar nomor 2 dan 3 menunjukkan meja bagi pegawai
yang bertugas menangani surat menyurat. Bentuk meja bagi pegawai sudah sesuai
dengan standar meja yang baik yaitu bagian bawah tidak tertutup, permukaan meja
tidak mengkilat, luas mejanya juga tidak terlalu lebar kurang lebih 120 cm x 70
cm.
Setiap meja kerja di kantor perlu dilengkapi dengan
macam-macam perlengkapan untuk melaksanakan tatausaha dengan sebaik-baiknya.
Perlengkapan tatausaha meliputi baik barang yang awet pakai maupun benda-benda
yang habis pakai. Menurut Liang Gie
dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern penggolongan perbekalan tatausaha digolongkan dalam beberapa jenis,
dan hasil observasi di Dinas Pertanian menunjukkan kesamaan dengan teori
tersebut misal, adanya barang-barang tatausaha di atas meja pegawai yang
bertugas menangani surat menyurat seperti:
1.
Telepon fax: Untuk
menerima fax dan menerima telepon dari berbagai instansi. Mesin fax tersebut
tidak bisa digunakan untk mengirim karena dalam keadaan rusak.
2.
Buku tamu: Untuk
mencatat setiap tamu yang datang.
3.
Kalender
4.
Kertas buram
5.
ATK (ada di dalam
laci meja): pena, pensil, penggaris, penghapus
6.
Stempel
Penataan barang-barang tatausaha tersebut di atas meja
pegawai bertujuan membantu mempermudah pekerjaan pegawai.
Letak meja pegawai dengan pegawai yang lainnya terlalu
berdekatan sehingga menghambat aktivitas kerja pegawai bagian surat menyurat.
Selain itu di samping meja surat menyurat terdapat galon air minum pegawai yang
penempatannya tidak sesuai dengan prosedur karena adanya galon air tersebut
banyak pegawai lain yang modar-mandir mengambil air yang justru membuat kerja
pegawai di tempat itu kurang fokus.
Pada gambar nomor 5 menunjukkan lemari besi dan alat
bantu peraga speaker aktive dan DVD. Alat bantu peraga merupakan alat yang dipergunakan untuk
membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar. Misalnya:
tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.
Hasil observasi menunjukkan bahwa adanya kesamaan
perlengkapan yang ada pada teori perabotan kantor dan alat bantu peraga pada
bukunya The Liang Gie. Tata letak
lemari besi dan alat bantu peraga speaker aktive dan DVD yang terletak
berdekatan dengan meja pegawai bagian surat menyurat. Lemari besi ini berisi
daftar surat masuk keluar, dan kop surat dari berbagai instansi pemerintah Kota
Surabaya. Lemari besi diletakkan berdekatan dengan meja pegawai untuk
mempermudah pegawai tersebut mencari data dan alamat dari berbagai Dinas yang
ada di Pemerintahan Kota Surabaya. Di atas lemari besi terdapat Speaker Aktive
dan DVD yang digunakan untuk keperluan rapat. Jika dilihat dari letaknya,
penempatan lemari besi ini kurang tepat karena berada di dekat pintu masuk
sehingga sedikit menghalangi apabila ada tamu datang tidak terlihat bahwa
disamping lemari tersebut terdapat meja pegawai bagian surat menyurat. Jika
dilihat dari kegunaannya bagi pegawai bagian surat menyurat, keberadaan lemari
besi ini juga kurang efisien karena jika pegawai ingin mengambil data harus
berdiri dari kursinya yang berarti akan menambah waktu untuk bekerja,
Seharusnya lemari besi tersebut diletakkan di samping kanan pada bagian yang
masih kosong.
Pada
gambar nomor 6 menunjukkan tumpukan-tumpukan kertas dan map yang digunakan
untuk persediaan kebutuhan kantor. Penataan kertas dan map tersebut kurang
tepat karena ruang pertemuan terlihat kurang rapi. Seharusnya, kertas dan map
tersebut diletakkan di tempat tersendiri.
Pada gambar nomor 7 menunjukkan perabotan kantor tempelan
lemari gantung. Perabotan kantor tempelan merupakan perabot kantor yang telah melekat
(menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari yang
telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
Lemari gantung yang berada di ruang pertemuan ini berisi
arsip surat perizinan dari instansi maupun mahasiswa yang ingin melakukan
penelitian di dinas Pertanian serta data-data penting. Menurut bukunya The Liang Gie perlengkapan lemari
gantung ini sudah sesuai dengan teori yang ada. Penempatan lemari gantung di
bagian sudut ruang pertemuan cukup strategis karena mudah untuk mencari data
yang dibutuhkan. Selain itu, keberadan lemari gantung juga berdekatan dengan
ruang Kepala Tata Usaha yang berarti mempermudah aktivitas kerjanya.
Pada gambar nomor 8 menunjukkan meja panjang yang
digunakan untuk rapat pegawai dinas Pertanian. Dilihat dari fungsinya meja yang
ada di ruang pertemuan tersebut sudah sesuai, apabila digunakan untuk keperluan
rapat. Penempatan meja panjang yang berada tepat di tengah-tengah ruangan
sebenarnya kurang efektif karena secara umum kegiatan rapat dilakukan di dalam
ruang tertutup dan hanya pegawai yang berkepentingan yang berada di ruang
rapat. Sedangkan penempatan meja panjang di ruang pertemuan dinas Pertanian
belum sesuai karena posisinya terbuka sehingga memungkinkan pegawai lain yang
tidak berkepentingan dalam rapat mudah sekali keluar masuk ruangan yang
mengakibatkan kegiatan rapat kurang fokus dan terganggu.
Pada gambar nomor 9 menunjukkan kursi-kursi yang
digunakan untuk keperluan rapat. Penataan kursi-kursi tersebut selain digunakan
untuk keperluan rapat tetapi juga bisa dimanfaatkan ntuk pertemuan Ibu-Ibu PKK.
Sehingga diletakkan banyak kursi di tengah-tengah ruang pertemuan.
Pada gambar 10 menunjukkan sebuah Panaboard yang biasanya
dikenal dengan istilah papantulis elektrik yang digunakan untuk menulis resume
rapat. Letak panaboard ini berada tepat di dekat meja panjang dan kursi-kursi
untuk rapat. Penataan panaboard berdasarkan kegunaannya sudah sesuai karena
bisa langsung digunakan ketika ada pertemuan pegawai. Jika dilihat dari
kemajuan teknologi keberadaan panaboard ini sudah lebih modern bila
dibandingkan dengan papan tulis biasa. Tetapi jika dipandang dari segi
efisiensi, panaboard ini kurang sesuai karena akan menambah waktu pegawai untuk
menyelesaikan tugas.
Pada gambar nomor 11 dan 12 menunjukkan lemari barang
habis pakai. Barang habis pakai merupakan barang-barang yang hanya dapat
digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus
habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas,
karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat,
dan sebagianya. Peletakan lemari sudah cukup
efektif karena berada pada sudut belakang yang jarang sekali terdapat aktivitas
para pegawai, sehingga tidak mengganggu pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
Pada
gambar nomor 13 sampai 19 merupakan hiasan kantor. Pada nomor 13 menunjukkan kipas
angin, terdapat 2 kipas angin dalam ruang pertemuan, yang pertama terletak di atas
pegawai, sehingga dapat memberikan kenyamanan kepada pegawai ketika bekerja,
sedangkan yang kedua terletak di diantara lukisan. Penempatan kipas angin di
antara lukisan tersebut masih kurang efektif karena fungsinya tidak dapat
dirasakan oleh pegawai setempat maupun pegawai yang sedang melakukan rapat.
Pada
gambar nomor 14 menunjukkan akuarium, terdapat 2 akuarium dalam ruang pertemuan
yang berisi ikan Koki dan ikan Lohan, dengan adanya akuarium dapat memberikan
suasana yang menyenangkan. Ketika seorang pegawai merasa lelah atau jenuh dalam
pekerjaan, mereka dapat sejenak menghilangkannya dengan melihat ikan-ikan yang
berenang di dalam akuarium.
PENUTUP
1.1. Kesimpulan
1. Perbekalan
kantor pada ruang pertemuan Dinas Pertanian Kota Surabaya sudah cukup baik,
karena dalam ruangan tersebut sudah cukup lengkap. Misalnya saja terdapat
kertas buram, ATK (pena, pensil, penghapus, penggaris), stempel, kalender, lem,
gunting, dll.
2. Mesin
kantor yang terdapat pada ruang pertemuan masih kurang maksimal. Hanya terdapat
mesin fax dan panaboard, tidak ada komputer dalam ruangan tersebut.
3. Perabotan
kantor yang berada di ruang pertemuan sudah cukup baik. Meja dan kursi yang
terdapat di ruangan tersebut sudah sesuai standard. Tetapi pada penempatannya
masih kurang tepat.
4. Hiasan
kantor yang terdapat di ruang pertemuan sudah cukup lengkap. Terdapat banyak
hiasan yang dapat membuat suasana ruang menjadi menyenangkan dan nyaman.
Misalnya saaj adanya lukisan, akuarium, kipas angin, tanaman, dan gambar-gambar
lainnya.
5. Tata
perlengkapan yang terdapat pada ruang pertemuan Dinas Pertanian Kota Surabaya
secara keseluruhan sudah cukup baik. Hal itu dapat dilihat dari
perlengkapan-perlengkapan yang berada di ruangan tersebut. Tetapi jika dilihat
dari modernisasi, perlengkapan di ruang tersebut masih belum modern. Karena
adanya pegawai yang belum bisa mengoperasikan komputer, sehingga tidak terdapat
komputer di ruangan tersebut. Selain itu dalam pelaksanaan rapat masih belum
menggunakan proyektor.
1.2. Saran
Tata perlengkapan kantor yang ada di Dinas Pertanian harusnya sudah mengikuti unsur efektif dan efisien karena
itu dapat berpengaruh pada kinerja pegawai. Khususnya untuk penempatan
kertas-kertas dan map yang ada diruang pertemuan harusnya disediakan tempat tersendiri. Kemudian
seharusnya pada instansi pemerintah sudah menggunakan perlengkapan yang modern
supaya dapat mempermudah pekerjaan yang
satu dengan yang lain. Khususnya pada bagian surat menyurat harusnya
menggunakan komputer supaya kinerja yang dilakukan tidak memakan waktu terlalu
lama, karena komputer merupakan jenis perlengkapan yang paling penting
digunakan dibidang perkantoran.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar