PROSEDUR ADMINISTRASI PERKANTORAN
ADALAH : Urutan langkah-langkah
(pelaksanaan pekerjaan) pelaksanaan pekerjaan yang berhub. dg apa yang
dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya
dan siapa yang melakukannya.
PENTINGNYA PROSEDUR PERKANTORAN
a. Arus pekerjaan
yang ada dalam sebuah kantor bisa lebih lancar.
b. Pengawasan
terhadap pelaksanaan pekerjaan (khususnya tentang siapa dan apa yang dilakukan)
lebih mudah dilakukan.
c. Program
penghematan lebih mudah direalisasikan, utamanya penghematan terhadap biaya
tetap dan biaya variabel.
d. Koordinasi antar
bagian yang berlainan menjadi lebih mudah.
e. Memudahkan
proses pelatihan terhadap pegawai baru.
TUJUAN PROSEDUR PERKANTORAN
Mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektivitas pekerjaan
disamping membantu manajemen mencapai tujuannya
PRINSIP PROSEDUR PERKANTORAN
- Prosedur
perkantoran harus sederhana, sehingga mengurangi beban pengawasan.
- Spesialisasi
harus dipergunakan sebaik-baiknya.
- Pencegahan
penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu.
- Berusaha
mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
- Mencegah
duplikasi pekerjaan (khususnya dengan formulir-formulir).
- Harus
ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap peraturan.
- Mencegah
adanya pekerjaan yang tidak perlu.
- Prosedur
harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
- Pembagian
tugas yang tepat.
- Prosedur
(sistem) perkantoran harus memberikan pengawasan yang terus menerus atas
pekerjaan yang dilakukan.
- Penggunaan
mesin-mesin kantor yang sebaik-baiknya.
- Penggunaan
urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
- Tiap
pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memerhatikan
tujuan.
- Pekerjaan
tata usaha harus diselenggarkan sampai yang minimum.
- Menggunakan
“prinsip pengecualian” dengan sebaik-baiknya (Moekijat, 2002).
METODE PENULISAN PROSEDUR
PERKANTORAN
1.
M. Deskriptif: Deskriptif
merupakan metode penyusunan prosedur kerja yang diuraikan secara tertulis.
Organisasi/intansi/kantor yang menggunakan metode ini biasanya prosedur
kantornya masih sederhana, tidak berbelit-belit serta tingkat kompleksitas
kerjanya masih rendah.
Bentuk
prosedur ini merupakan bentuk yang paling sederhana sehingga tidak memerlukan
bantuan simbol-simbol khusus untuk menguraikan urutan proses pekerjaan yang
akan disusun dalam suatu prosedur kerja.
2.
M. Chart: Chart merupakan
metode penyusunan prosedur kerja yang disusun pada
organisasi/instansi/perusahaan dengan tingkat kompleksitas pekerjaan yang lebih
tinggi dan rumit.
Untuk memudahkan
setiap orang dalam memahami prosedur kerja yang rumit dan komplek ini maka
prosedur kerja disusun dalam bentuk chart yang dapat berupa gambar atau
simbol-simbol atau bahkan dalam bentuk diagram.
TATA RUANG KANTOR
a. Penyusunan
alat-alat kantor pd letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepusan bekerja bagi para pegawai
b. Penentuan
mengenai kebutuhan ruang & penggunaan scr terperinci dr ruang ini u/
menciptkan susunan yang praktis dr faktor fisik yang dianggap perlu bg
pelaksanaan kerja perkantoran dgn biaya yang layak
TUJUAN TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh
jarak yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang digunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan
yang baik tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan
mudah diubah-ubah sewaktu-waktu diperlukan (Gie , 1992).
BENTUK
TATA RUANG KANTOR
a. Tata Ruang
Terbuka
-
Ruang pimpinan & para pegawainya berada dalam satu
ruangan terbuka tanpa adanya sekat pemisah.
-
Keuntungan:
1.
Memungkinkan terciptanya pengawasan pegawai secara efektif.; 2. Penataan
ruang mudah dan prkatis untuk dilakukan;
3.
Hubungan antar pegawai serta pimpinan dapat terjalin lebih erat sehingga memudahkan
untuk membangun kerja sama; 4. Penggunaan
ruangan dapat dilakukan secara efektif dan efisien; 5. Biaya pengadaan peralatan kantor dapat
diminimalisir.
-
Kelemahan:
1.
Tingkat kebisingan cukup tinggi karena sekelompok orang berada dalam satu ruangan
yang sama; 2. Terpicunya
tingkat depresi pegawai karena muncul perasaan adanya pengawasan secara
kontinyu; 3. Berkurangnya
tingkat privasi dan kerahasiaan kerja;
4.
Menurunnya wibawa pimpinan (khususnya bagi tamu) karena batas antara pimpinan
dan bawahan kurang menonjol.
b.
Tata Ruang Tertutup/Terpisah
-
Susunan tata ruang ini dibagi dalam
kamar-kamar/ruangan terpisah. Kamar/ruangan ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan
pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi/bagian.
-
Keuntungan:
Tingkat
privasi dan kerahasiaan terjaga; Wibawa pimpinan
terasa cukup tinggi; Konsentrasi
kerja masing-masing pegawai terjamin
-
Kelemahan
: Tingginya
biaya pemeliharaan gedung; Perubahan setting
tata ruang cukup sulit untuk dilakukan;
Hubungan
kekeluargaan antar bagian/seksi atau bahkan antar pegawai cukup sulit
dikembangan; Biaya pengadaan
peralatan kantor meningkat.
c. Tata Ruang
Gabungan
Kombinasi antara tata ruang
terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga wibawa pimpinan maka dibuatlah satu
ruang kerja untuk seorang pimpinan. Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu
ruang kerja shg sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.
FAKTOR
YG MEMENGARUHI TATA RUANG KANTOR: Cahaya, warna, suara,
udara
FUNGSI INFORMASI
1.
Menambah pengetahuan
2.
Mengurangi ketidakpastian
3.
Mengurangi resiko kegagalan
4.
Mengurangi variasi yang
tidak diperlukan
5.
Memberi standar, aturan,
ukuran dan keputusan yang akan diambil
KRITERIA
INFORMASI YANG BAIK (PARKER,1989)
1.
Ketersediaan (availability)
2.
Mudah dipahami (comprehensibility)
3.
Relevan
4.
Bermanfaat
5.
Tepat waktunya
6.
Keandalan (reliability)
7.
Akurat
8.
Konsisten
SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
a.
SIM adalah sistem yang
menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi (Kumorotomo dan Margono, 2001)
b.
SIM dapat didefinisikan
sebagai kumpulan subsistem yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan
bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu
untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa
data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output)
berupa informasi sabagai dasar pengambilan keputusan
TUJUAN
UMUM SIM
a.
Menyediakan informasi yang
dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain
yang diinginkan manajemen.
b.
Menyediakan informasi yang
dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
c.
Menyediakan informasi untuk
pengambilan keputusan.
INVENTARISASI BARANG
Kegiatan & usaha untuk memeroleh data
mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki/dikuasai/diurus baik sbg hsl
ush pembuatan sendiri, pembelian, hadiah
maupun hibah
TATA
CARA PENCATATAN INVENTARISASI
a.
Buku Induk Barang Inventaris
Dipakai untuk mencatat semua barang inventaris tak
habis pakai menurut tanggal penerimaannya
b.
Buku Golongan Barang
Inventaris
Buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang
telah ditentukan; Data buku golongan barang inventaris diambil dr
buku induk barang inventaris ; Tiap golongan brg dicatat dlm satu buku tersendiri
c.
Buku Catatan Barang Non
Inventaris
Buku yang dipakai untuk mencatat barang-barang yang
habis pakai
d.
Laporan Periodik
Laporan berisi tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan
yang ada sampai dengan akhir jangka waktu tertentu (pertriwulan, pertahun)
PENGHAPUSAN
BARANG
a.
Kegiatan menghapuskan barang
milik perusahaan dari daftar inventaris
b.
Penghapusan brg krn
penetapan pemerintah meliputi penjualan & penghapusan kendaraan bermotor
perorangan dinas milik Negara à mobil,
sepeda motor
FUNGSI
PENGHAPUSAN BARANG
a.
Mencegah/ membatasi
kerugian/ pemborosan biaya
b.
Meringankan kerja pelaksana
inventaris
c.
Membebaskan ruangan dari
penumpukan barang yang tidak berguna
JENIS
BARANG YG DIHAPUSBUKUKAN
a.
Brg dlm keadaan rusak berat
dan tdk dpt diperbaiki
b.
Brg yang tdk sesuai lg dgn kebutuhan
organisasi
c.
Brg yang musnah akibat
bencana alam
d.
Brg yang hilang karena
dicuri
e.
Brg yang hilang krn terbakar
f.
Kelebihan stok brg yang tdk tahan lama
g.
Brg yang biaya pemeliharaan
lbh bsr drpd manfaat
FUNGSI KOMUNIKASI
Kontrol, Motivasi, Emosi, Informasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar