Adper 1

Adm.Perkantoran sbg ilmu pengetahuan ditinjau 3 hal :

1.      Segi Ontologi

1.      Pengertian Kantor

-          Komaruddin, kantor : keseluruhan ruang yang menj.tempat pelaks. Kegt. tata ush/kegt manajemen/tgs pimp.lainnya dlm sebuah orgs.

-          Moekijat, kantor : setiap tempat yang biasanya dipergunakan u/ melaks.pekerjaan tt ush (pekerj.kantor,pekerj.tulis menulis)

-          The Liang Gie, kantor : tempat dlm suatu bdn ush dimana dilaks.pekerjaan administratif yang dpt dilakukan dgn tangan/mesin

-          LAN, kantor : tempat diselenggarakannya kegt. mengenai infomasi; proses mengenai inf mulai dr. menerima,mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

-          Kesimpulan kantor: Sebuah ruangan atau bangunan tempat runtutan kegiatan tta usaha terlaksana untuk memulai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.

Adms menurut Prayudi Atmosudirdjo

Administrasi dibedakan 2 :

1.      Adm dlm arti sempit : tata usaha / office work.

2.      Adm dlm arti luas, ditinjau 3 sudut:

a.       Sudut Proses : keseluruhan proses yang dimulai dr pemikiran,perencanaan, pengaturan, penggerakan,pengawasan atau pengendalian sampai proses penc tujuan

b.      Sudut fungsi/tugas : keseluruhan tindak (aktivitas) yang mau tidak mau harus dilakukan dgn sadar oleh seseorang/kelompok orang yang berkedudukan sbg administrator/manajemen puncak suatu orgs.

c.       Sudut kepranataan/institution ada 4 gol :Orang yang menentukan/ mempertahankan tujuan/kebijaksanaan administrator; Orang yang langsung memimpin kerja kearah tercapainya tujuan/hasil nyata manajer; Orang yang membantu dministrator dan manajemen para ahli; Orang yang melaksanakan pekerjaan/pelaksana karyawan/pegawai

Pengertian Adm Perkantoran

a.       Moekijat : penjurusan & pengawasan sebuah kantor u/ menc tujuannya yang khusus dgn cara yang sehemat-hematnya

b.      LAN : keseluruhan proses kerjasama antr dua org/lebih u/ menghslkan infs scr rasional

c.       Komaruddin : perencanaan,pengorganisasian, pengarahan ,pengkoordinasian & pengawasan pekerj ketataushaan u/ menc tujuan yang telah diperkirakan; seluruh kegt penataan yang berhub dgn pelaks tt ush sebuah orgs agar proses tsb mampu menyediakan inf yang bermakna bg proses pembuatan keputusan.

d.      Soeparjati :  proses kerjasama di dlm kantor u/ menc tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dgn melaks fungsi manajemen

e.       Kesimpulan Adms Perkantoran: Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi

2.      Ruang lingkup :

Berhubungan dgn pelaksanaan kegt. suatu kantor, misal: mengarsip, persuratan, dll.

3.      Materi :

a.       Adm Perkantoran sbg ilmu pengetahuan; b. Kegiatan kantor; c. organisasi kantor dan prosedur kantor; d. Penataan ruang kantor; e. Tata usaha perlengkapan; f. Warkat dan Kearsipan; g. Sistem kearsipan; h. Penyusutan arsip; i. Membuat sistem kearsipan; j. Azas tata persuratan; k. Format surat l. Membuat surat dinas; m. Membuat surat non dinas; n. Efisiensi pekerjaan kantor

2.      Segi Epistomologi:

1.      Pendekatan/kerangka berpikir :

a.       Pend. Multidisipliner : ilmu adm, ilmu manajemen

b.      Pend. Multidimensi : Keadaan

2.      Metode :

a.       Induksi : mendasarkan hsl penelitian di dlm masy baru diambil kesimpulan

b.      Deduksi : mendasarkan pada rumusan/ teori/dalil lalu dibuktikan kebenarannya

3.      Segi aksiologi à menyangkut tujuan : memahami kegiatatan yang dilakukan di dlm perkantoran sehingga dapat memberikan pengarahan dan pengawasan thd suatu kantor agar segala kegt yang diperlukan dpt mencapai tujuan dgn cara yang paling ekonomis

KEGIATAN KANTOR

1.      Geoffrey Whitehead, 5 bidang kegt utama : Kegt komunikasi, memo, surat; Kegt kalkulasi; Kegt yang mengikuti prosedur rutin; Pengelolaan warkat; Penyusunan laporan

Kegt tambahan : Menulis (mengetik, steno dan cara lain u/ mempercepat proses penulisan); Mengcopy; Mengarsip (memilih, memberi nomor); Memeriksa

2.      Charles O. Libbey : Office space (ruang perkantoran); Communication (komunikasi); Office personnel (kepegawaian perkantoran); Furniture & equipment (perabotan & perlengkapan); Appliences & machines (peralatan & mesin); Supplies & stationer (perbekalan & keperluan tulis) Methods (metode); Records (warkat); Executive control (kontrol pejabat pimpinan)

ARTI PEKERJAAN KANTOR

Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan informasi/keterangan yang diperlukan dalam organisasi

AKTIVITAS MANAJEMEN PERKANTORAN  (nuraida, 2008)

1.      Menentukan informasi yg akan dibuat, dimana & oleh siapa

-          Membuat SIM & prosedur kerja yg baik

-          Melaksanakan penyederhanaan kerja

-          Membuat konsep surat, formulir , dan laporan

-          Mengkoordinasi pekerjaan kantor & non kantor

2.      Menentukan proses yg akan digunakan

-          Memilih mesin & alat2 kantor

-          Mengembangkan data processing

-          Mendistribusikan informasi

3.      Mengelola sistem pencatatan & pengarsipan

-          Merancang sistem pengarsipan

-          Merancang sistem pencatatan untuk menelusuri arsip

4.      Membangun & menjaga organisasi kantor yg efektif

-          Memanfaatkan organisasi formal & informal

-          Menciptakan hub. Kerja yg baik

-          Mengatur tata ruang kantor yg baik

-          Mengatur lingkungan kerja kantor yg baik

5.      Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi

-          Melakukan pengawasan & pengendalian

-          Mengatur pelatihan pegawai & memotivasi pegawai

-          Membuat program pengembangan informasi

6.      Mengukur & mengevaluasi informasi

-          Membuat standar kantor

-          Mengatur office manual dan digital

-          Memelihara kualitas & kuantitas kerja

-          Menyusun budget kantor

-          Mengatur biaya kantor

TUJUAN KANTOR

•         Efisiensi: Mengejar penghamatan yg setinggi-tingginya selama mengerjakan tugas2 administratif. Termasuk meminimalisasikan tk. kesulitan & ketidakpuasan pegawai.

•         Informasi: Tersedianya informasi yg memadai & siap pakai sbg dasar pertimbangan pengambilan keputusan oleh pihak yg berwenang dr segala tingkatan (vertikal) & dr semua departemen (horisontal).

•         Koordinasi: Tercapainya koordinasi antar kelompok baik secara vertikal maupun horisontal dlm proses pengambilan keputusan maupun langkah2 pelaksanaan tugas.

FUNGSI KANTOR

a.       Penerimaan infs        surat, penggilan telepon

b.      Pencatatan infs         cat peg, harga, pesanan

c.       Penyusunan infs        nerasa, faktur

d.      Pemberian infs         lap kemajuan, daftar harga

e.       Perawatan aktiva         kas dibank, warkat penting

FUNGSI KANTOR DLM DUNIA USAHA

a.       Bersifat sekunder (tambahan thd tujuan pokok usaha

b.      Kantor mrpk komplementer (melengkapi) thd tujuan pokok usaha

c.       Mengawasi faktor-faktor produksi          keuangan, pegawai

ASAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Asas Perencanaan

2.      Asas Penyederhanaan

3.      Asas Penghematan

4.      Asas Penghapusan

5.      Asas Penggabungan