Adper 1

Adm.Perkantoran sbg ilmu pengetahuan ditinjau 3 hal :

1.      Segi Ontologi

1.      Pengertian Kantor

-          Komaruddin, kantor : keseluruhan ruang yang menj.tempat pelaks. Kegt. tata ush/kegt manajemen/tgs pimp.lainnya dlm sebuah orgs.

-          Moekijat, kantor : setiap tempat yang biasanya dipergunakan u/ melaks.pekerjaan tt ush (pekerj.kantor,pekerj.tulis menulis)

-          The Liang Gie, kantor : tempat dlm suatu bdn ush dimana dilaks.pekerjaan administratif yang dpt dilakukan dgn tangan/mesin

-          LAN, kantor : tempat diselenggarakannya kegt. mengenai infomasi; proses mengenai inf mulai dr. menerima,mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

-          Kesimpulan kantor: Sebuah ruangan atau bangunan tempat runtutan kegiatan tta usaha terlaksana untuk memulai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.

Adms menurut Prayudi Atmosudirdjo

Administrasi dibedakan 2 :

1.      Adm dlm arti sempit : tata usaha / office work.

2.      Adm dlm arti luas, ditinjau 3 sudut:

a.       Sudut Proses : keseluruhan proses yang dimulai dr pemikiran,perencanaan, pengaturan, penggerakan,pengawasan atau pengendalian sampai proses penc tujuan

b.      Sudut fungsi/tugas : keseluruhan tindak (aktivitas) yang mau tidak mau harus dilakukan dgn sadar oleh seseorang/kelompok orang yang berkedudukan sbg administrator/manajemen puncak suatu orgs.

c.       Sudut kepranataan/institution ada 4 gol :Orang yang menentukan/ mempertahankan tujuan/kebijaksanaan administrator; Orang yang langsung memimpin kerja kearah tercapainya tujuan/hasil nyata manajer; Orang yang membantu dministrator dan manajemen para ahli; Orang yang melaksanakan pekerjaan/pelaksana karyawan/pegawai

Pengertian Adm Perkantoran

a.       Moekijat : penjurusan & pengawasan sebuah kantor u/ menc tujuannya yang khusus dgn cara yang sehemat-hematnya

b.      LAN : keseluruhan proses kerjasama antr dua org/lebih u/ menghslkan infs scr rasional

c.       Komaruddin : perencanaan,pengorganisasian, pengarahan ,pengkoordinasian & pengawasan pekerj ketataushaan u/ menc tujuan yang telah diperkirakan; seluruh kegt penataan yang berhub dgn pelaks tt ush sebuah orgs agar proses tsb mampu menyediakan inf yang bermakna bg proses pembuatan keputusan.

d.      Soeparjati :  proses kerjasama di dlm kantor u/ menc tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dgn melaks fungsi manajemen

e.       Kesimpulan Adms Perkantoran: Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi

2.      Ruang lingkup :

Berhubungan dgn pelaksanaan kegt. suatu kantor, misal: mengarsip, persuratan, dll.

3.      Materi :

a.       Adm Perkantoran sbg ilmu pengetahuan; b. Kegiatan kantor; c. organisasi kantor dan prosedur kantor; d. Penataan ruang kantor; e. Tata usaha perlengkapan; f. Warkat dan Kearsipan; g. Sistem kearsipan; h. Penyusutan arsip; i. Membuat sistem kearsipan; j. Azas tata persuratan; k. Format surat l. Membuat surat dinas; m. Membuat surat non dinas; n. Efisiensi pekerjaan kantor

2.      Segi Epistomologi:

1.      Pendekatan/kerangka berpikir :

a.       Pend. Multidisipliner : ilmu adm, ilmu manajemen

b.      Pend. Multidimensi : Keadaan

2.      Metode :

a.       Induksi : mendasarkan hsl penelitian di dlm masy baru diambil kesimpulan

b.      Deduksi : mendasarkan pada rumusan/ teori/dalil lalu dibuktikan kebenarannya

3.      Segi aksiologi à menyangkut tujuan : memahami kegiatatan yang dilakukan di dlm perkantoran sehingga dapat memberikan pengarahan dan pengawasan thd suatu kantor agar segala kegt yang diperlukan dpt mencapai tujuan dgn cara yang paling ekonomis

KEGIATAN KANTOR

1.      Geoffrey Whitehead, 5 bidang kegt utama : Kegt komunikasi, memo, surat; Kegt kalkulasi; Kegt yang mengikuti prosedur rutin; Pengelolaan warkat; Penyusunan laporan

Kegt tambahan : Menulis (mengetik, steno dan cara lain u/ mempercepat proses penulisan); Mengcopy; Mengarsip (memilih, memberi nomor); Memeriksa

2.      Charles O. Libbey : Office space (ruang perkantoran); Communication (komunikasi); Office personnel (kepegawaian perkantoran); Furniture & equipment (perabotan & perlengkapan); Appliences & machines (peralatan & mesin); Supplies & stationer (perbekalan & keperluan tulis) Methods (metode); Records (warkat); Executive control (kontrol pejabat pimpinan)

ARTI PEKERJAAN KANTOR

Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan informasi/keterangan yang diperlukan dalam organisasi

AKTIVITAS MANAJEMEN PERKANTORAN  (nuraida, 2008)

1.      Menentukan informasi yg akan dibuat, dimana & oleh siapa

-          Membuat SIM & prosedur kerja yg baik

-          Melaksanakan penyederhanaan kerja

-          Membuat konsep surat, formulir , dan laporan

-          Mengkoordinasi pekerjaan kantor & non kantor

2.      Menentukan proses yg akan digunakan

-          Memilih mesin & alat2 kantor

-          Mengembangkan data processing

-          Mendistribusikan informasi

3.      Mengelola sistem pencatatan & pengarsipan

-          Merancang sistem pengarsipan

-          Merancang sistem pencatatan untuk menelusuri arsip

4.      Membangun & menjaga organisasi kantor yg efektif

-          Memanfaatkan organisasi formal & informal

-          Menciptakan hub. Kerja yg baik

-          Mengatur tata ruang kantor yg baik

-          Mengatur lingkungan kerja kantor yg baik

5.      Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi

-          Melakukan pengawasan & pengendalian

-          Mengatur pelatihan pegawai & memotivasi pegawai

-          Membuat program pengembangan informasi

6.      Mengukur & mengevaluasi informasi

-          Membuat standar kantor

-          Mengatur office manual dan digital

-          Memelihara kualitas & kuantitas kerja

-          Menyusun budget kantor

-          Mengatur biaya kantor

TUJUAN KANTOR

•         Efisiensi: Mengejar penghamatan yg setinggi-tingginya selama mengerjakan tugas2 administratif. Termasuk meminimalisasikan tk. kesulitan & ketidakpuasan pegawai.

•         Informasi: Tersedianya informasi yg memadai & siap pakai sbg dasar pertimbangan pengambilan keputusan oleh pihak yg berwenang dr segala tingkatan (vertikal) & dr semua departemen (horisontal).

•         Koordinasi: Tercapainya koordinasi antar kelompok baik secara vertikal maupun horisontal dlm proses pengambilan keputusan maupun langkah2 pelaksanaan tugas.

FUNGSI KANTOR

a.       Penerimaan infs        surat, penggilan telepon

b.      Pencatatan infs         cat peg, harga, pesanan

c.       Penyusunan infs        nerasa, faktur

d.      Pemberian infs         lap kemajuan, daftar harga

e.       Perawatan aktiva         kas dibank, warkat penting

FUNGSI KANTOR DLM DUNIA USAHA

a.       Bersifat sekunder (tambahan thd tujuan pokok usaha

b.      Kantor mrpk komplementer (melengkapi) thd tujuan pokok usaha

c.       Mengawasi faktor-faktor produksi          keuangan, pegawai

ASAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Asas Perencanaan

2.      Asas Penyederhanaan

3.      Asas Penghematan

4.      Asas Penghapusan

5.      Asas Penggabungan

Perilaku Organisasi

Sebagai ilmu pengetahuan :

I.            SEGI ONTOLOGI

1.      Pengertian

-          Miftah Thoha, perilaku orgs sbg suatu studi yang menyngkut  aspek2x tingkah laku manusia dlm suatu orgs atau suatu kelompok ttt

-          Menurut Duncan : Perilaku orgs adl usaha2x individu bisa terkoordinir dalam rangka mencapai tujuan organisasi

-          Menurut Stephen P Robbins : Perilaku Orgs adl suatu bidang studi yang menyelidiki dampak perorangan, kelp dan struktur pd perilaku dlm orgs dgn maksud menerapkan pengetahuan semacam itu u/ memperbaiki keefektifan orgs.

-          Menurut J Gibson, J.M Ivancevich, J H Donelly Jr : Perilaku Orgs adl studi ttg perilaku manusia, sikapnya dan hasil karyanya dlm lingkungan keorganisasian

-          Kesimpulan: Studi tentang apa yang dilakukan orang2x dlm suatu orgs dan bagaimana perilaku (individu/kelp) mempengaruhi kinerja dari organisasi

Menurut Larry L Cummings

Perbedaan Perilaku Orgs dengan ilmu lain

1.      Psykologi Orgs à penjelasan pd tingkat psykologi

Perilaku Orgs à penjelasan berasal dr multi disiplin

Persamaan : menjelaskan perilaku orang2x di dalam suatu orgs

2.      Teori Organisasi à studi ttg susunan, proses dan hasil2x dari orgs itu sendiri

Perilaku Orgs à studi dari tingkah laku individu dan kelp di dlm suatu orgs

3.      Perilaku Orgs à menekankan pd orientasi konep

Personel & Human Resources à menekankan pd tehnik dan tehnologi

►   2. Ruang Lingkup

Perilaku individu/perorangan, perilaku à kelp dan struktur orgs perilaku individu dan perilaku kelp mempengaruhi orgs dan orgs mempengaruhi perilaku individu dan perilaku kelp

n  3. Materi :

Perilaku Orgs sbg ilmu pengetahuan; Latar belakang Sejarah Perilaku Orgs; Dasar-Dasar Perilaku Individu; Persepsi; Nilai, Sikap dan Kepuasan Kerja; Konsep Motivasi Dasar; Motivasi; Dasar Perilaku Kelompok; Perilaku Kelompok dlm Orgs; Memahami Tim Kerja; Komunikasi; Konflik; Stres Kerja dan Frustasi                   

II. SEGI EPSTOMOLOGI

a.       Pendekatan/kerangka berpikir yaitu :

            1. Pend multidisipliner à ilmu tingkah laku, il psykologi, il sosiologi, il antropologi

            2. Pend multidimensià keadaan 

b.      Metode

1.      Induksi à mendsr hsl penelt dlm masy baru             diambil kesimpulan

2.      Deduksi à  mendsr rumusan/teori/dalil lalu dibuktikan kebenarannya

III. SEGI AKSIOLOGI

·         Tujuan :

Untuk mendeterminasi bagaimana perilaku manusia itu mempengaruhi usaha pencapaian tujuan- tujuan organisasi

·         Latar Belakang Sejarah Perilaku Organisasi

PLATO

Jiwa manusia dibagi 3 bagian :

1.      Philosophic/Filosofis adl : suatu alat u/ mencapai ilmu pengetahuan dan pengertian

2.      Spirited/Ambisius adl : aspek jiwa manusia u/ berush mencari kekuasaan dan ambisi

3.      Appetite/Pecinta Keberuntungan adl : keinginan u/ memenuhi selera misal : makan.minum, seks, uang

MAX WEBER

Tekanan pd : organisasi

Menurut Max Weber :

1.      manusia / seseorg itu lemah / membutuhkan bantuan, shg hrs diatur             o/ orgs negara (perilaku birokrat)

2.      perilaku yg dicerminkan birokrasi yaitu          rasa      tdk percaya pd kesanggupan & kemampuan manusia

3.      2 aspek hasil kerja Max Weber :

- sbg seorang ahli ilmu sosial, tertarik u/ menjelaskan preskripsinya dr pertumbuhan orgs yg besar

- terkesan akan kelemahan2x manusia dgn pertimbangan yg kadang 2x tdk realitas dan bahwa manusia mempunyai rasa emosi

HENRI FAYOL

-          Tekanan pd : organisasi administrative

-          Teori admsnya dikenal : pendekatan fungsional  mendominir pemikiran modern ttg adms

-          Pendapatnya : semua orgs terdiri dr unit2x subsistem

F. WINSLOW TAYLOR

-          Mengenalkan : prinsip2x manajemen ilmiah

-          Tekanan :

1.      efisien waktu/ penelaahan waktu dipergunakan u/ menetapkan scr tepat brp byk waktu yg diperlukan o/ setiap org di dlm setiap aspek kerjanya

2.      penggunaan bag perencanaan u/ menjlskan bgmn pekerj hrs dikerjakan & serangkaian pengawasan fungsional u/ memberi pengarahan pd pekerja

-          Pendapatnya : perilaku manusia mrpk salah satu komponen dlm suatu mesin produksi

-          Usulan Taylor sbg tujuan gerakannya :

1.      A.S telah byk sekali dirugikan akibat tdk ada efisien di hampir setiap ush pd tiap harinya

2.      mencoba meyakinkan masy A.S jln keluar terletak pd manajemen yg sistematis bkn pd ush mencari orang2x yg istimewa

3.      membuktikan manajemen yg baik adl suatu   ilmu yg tepat & berdsrkan pd hkm yg jls,aturan & prinsip bisa diterapkan pd setiap aktivitas manusia

GERAKAN HUB.KEMANUSIAAN

-          Tekanan pd : kerja sama dan semangat kerja atau moral karyawan yg digolongkan dlm aspek hub. kemanusiaan

-          Tokohnya Raymond Miles menyatakan : Hub kemanusiaan menempatkan karyawan    sbg manusia, tdk sbg mesin yg digunakan dlm berproduksi memahami kebt manusia

-          Ada 3 kejadian :

1.      Masa depresi yg hebat

2.      Gerakan kaum buruh

3.      Hasil penemuian Hawthorne

MASA DEPRESI

-          Terjadi kegoncangan yg hebat di bdg keuangan dan perekonomian      produksi merosot, pasaran lesu mewarnai perekonomian

-          Sebab depresi :

a.       menumpuknya inventaris ush &    akumulasi stok brg baru yg bsr ditgn konsumen

b.      konsumen menolak naiknya harga & naiknya biaya usaha

c.       merosotnya minat pemanfaatan    invesmen

d.      akumulasi dlm jumlah yg bsr dr kemamp produksi baru & pengembangan tehnologi

e.       jarangnya investasi berskala bsr & kelesuan dr cadangan bank

f.       melemahnya kepercayaan & harapan

-          Akibat depresi : pengangguran; ketidaktentuan hidup; ketidakamanan

-          Hasil depresi : hub kemanusiaan diutamakan/ unsur manusia sbg unsur dominan

GERAKAN SERIKAT BURUH

-          Pendorongnya : manajer tdk mau mengenal scr tepat sumbangan manusia dlm mencari tuj orgs misal : gaji rendah; jam kerja tidak memadai; kondisi kerja kurang patut, shg timbul serikat buruh

-          Dgn serikat buruh diakui scr sah/resmi, byk manajer sadar u/ memberi perhatian pd buruh

-          Manajer mendirikan unit/ bag kepeg u/ menangani persoalan kepeg & serikat buruh

-          Manajer memberi tekanan pd hub kerja pr peg dgn pimpinan & memberi perhatian pd perbaikan gaji, jam kerja & kondisi tempat kerja

PENEMUAN HAWTHORNE

-          Tujuan : mencari sampai dimana pengaruh hub antara kondisi fisik tempat bekerja dgn produktivitas kerja

-          Tujuan khusus : mendpt gambaran yg jls ttg pengaruh faktor2x : temperatur, kelembaban udr, cahaya thd kelelahan & gerakan berulang dr pekerja

-          Temuan :

1.      Sikap & perilakui positif serta produktivitas pr peg tdk terlalu dipengaruhi o/ fasilitas & kondisi kerja ttp o/ perhatian yg diberikan manajer

2.      Perilaku seorg peg ditentukan oleh & terikat pd norma2x kelp kerja dimana seseorg menjadi anggota

Dasar-Dasar Perilaku Individual

-          Karakteristik Biografis

Usia

                             - Bertambahny usia memperkecil kemungkinan berhenti dr pekerjaan

                                    * Makin kecil pekerj alternatif

                                    * Tingkat upah/gaji yang lbh tinggi

                             - Bertambah usia berpengaruh thd absensi

                                    * Tingkat absensi yang dpt dihindari

                                    * Tingkat absensi yang tdk dpt dihindari

                                        # Kesehatan

                                        # Cedera